Wie kent MAMMOET niet? Bekend van de zwaarste hijs en transport projecten in de wereld. Van het bergen van de Russische onderzeeër de Kursk tot en met het verplaatsen van de brug over de A2 bij Vianen. Wereldwijd opereren zij vanuit 43 landen met 6500 medewerkers. Vanuit MAMMOET bestond de wens om te werken met 1 gestandaardiseerd operating model over alle landen heen. Dit om de 10.000 kapitaal intensieve assets en medewerkers in alle landen optimaal in te zetten op de voor MAMMOET meest interessante projecten. Niet alleen winstgevende, maar ook in het oog springende projecten.
Het project kreeg de naam SHERPA. Het project werd gestart begin 2019 door het eigen project team van MAMMOET. Rond de zomer van 2022 is de implementatie gestart en werken de eerste landen België en de hoofdvestiging Nederland naar volle tevredenheid met de nieuwe omgeving. Per regio wordt SHERPA verder de komende maanden uitgerold wereldwijd. En het betreft meer dan een nieuwe Greenfield ERP omgeving. Er is gekozen voor een geïntegreerde totaal oplossing waar Scheduling & Planning een centrale plaats inneemt in alle geledingen van de organisatie. Van HR, Finance tot en met Operations.
Aan het woord is Michael Zevenbergen, de programma manager voor SHERPA, verantwoordelijk voor de wereldwijde S/4 implementatie en de planningsoplossing Delmia van Quintiq.
Marktverkenning
Michael Zevenbergen: “De 20 jaar oude SAP oplossing voldeed niet meer. Dus werd een marktverkenning gestart. Het zou logisch zijn om te kijken naar S/4, ware het niet dat het bedrijf ALE, een overname van MAMMOET in de UK, een keuze had gemaakt voor IFS. Het leek veelbelovend. Er volgde een deep dive middels een Proof Of Concept. IFS bleek echter geen goede fit voor MAMMOET, met name voor een wereldwijde implementatie. Het datamodel paste niet en intercompany facturering was omslachtig. Cruciaal als je vanuit de landen elkaars resources zoals materiaal en medewerkers wilt gebruiken”.
Er werd contact gezocht met SAP. MAMMOET was door de IFS ervaring extra op zijn hoede en vroeg aan SAP om een uitgebreide op maat gemaakte S/4 demo aan de hand van een echt project: het verplaatsen van een grote transformator van TENNET. SAP had de uitgebreide demo voorbereid en wat bleek: 85% van de gevraagde functionaliteit kon standaard worden ingevuld met S/4, zonder maatwerk. Met standaard oplossingen voor
Intercompany billing, wereldwijde Tax ondersteuning voor alle 43 landen, consolidatie middels Group Reporting, governance middels authorisatie en controle. Het geheel bestond uit een S/4 core aangevuld met 10 public SaaS oplossingen zoals SAC, SAC
Planning, Successfactors, Identity & Access Management, BTP, etc. De gaps, zijnde de overige 15%, betrof de speciale wensen van MAMMOET op het gebied van Scheduling & Planning. SAP gaf aan daar niet aan te kunnen voldoen en adviseerde MAMMOET om te kijken naar speciale oplossingen op dit gebied. Deze openheid werd gewaardeerd door MAMMOET en vertaalde zich terug in naar later bleek een intensieve en positieve samenwerking.
Scheduling & Planning, een 3 dimensionale Sudoku
Wat waren de specifieke wensen van MAMMOET? Het plannen van de assets in combinatie met de mens is een uiterst complexe aangelegenheid, temeer daar dit over de landen heen moet gebeuren. MAMMOET startte een marktverkenning hiervoor en Delmia Quintiq had de beste papieren. Het geheel moest wel samenwerken met S/4. Delmia inzichzelf heeft geen “data model”. Met hulp van SAP Architecten, Mammoet architecten en Delmia Quintiq architecten is in gezamenlijkheid het data model op elkaar aangesloten.
Het eindresultaat was een product catalog met o.a. activities en costcenters. Een belangrijk onderdeel in de prepare fase.
De business case
Naast het feit dat de ECC omgeving meegaat tot 2027, lag voor MAMMOET vooral de business case in een betere Scheduling & Planning van de assets en de resources. Een paar %-punt verbetering in utilization vertaald zich namelijk direct in een beter bedrijfsresultaat. Met maar 1 doel: meer werk verzetten met hetzelfde aantal resources (mensen en middelen).
De basis bestaat uit een centraal planbord voor de wereld zodat planning over de landen heen mogelijk is. Alle resources (equipment en personeel) zijn daarin vastgelegd. Niet alleen de assets zoals (mobiele) kranen, vrachtwagens en special devices, maar ook het beschikbare veldpersoneel, waarbij rekening wordt gehouden met bijvoorbeeld verlof. In de planning worden ook de standaard werkzaamheden meegenomen voor onderhoud van het equipment . Het planbord wordt gebruikt voor de operationele planning en biedt daarnaast CPQ (Configure Price Quote) functionaliteit om snel inzicht te krijgen op welk project MAMMOET zich gaat focussen.
Keep the Core clean en EML
MAMMOET heeft het core implementatie team inclusief het IT management getraind op SAP Activate met de stappen Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy en Run. Het uitgangspunt daarbij was: Keep the core Clean en maak gebruik van standaard Out of the Box processen. In de Explore fase heeft het ontwerp team, bestaande uit de business en IT, de SAP Enterprise Management Layer (EML) als uitgangspunt genomen. Dit was een overzicht van alle SAP best practices voor alle functionele S/4 gebieden. In het verleden was dit ook bekend onder de naam The Model Company. Dit was het vertrekpunt en samen met de SAP experts vanuit Premium Engagement en de kennis van de partners Conclusion / MyBrand en Ernst & Young werden de best practices daar waar mogelijk specifiek gemaakt voor MAMMOET. Zo konden bijvoorbeeld Accounts Payable medewerkers zien en ervaren hoe de nieuwe S/4 omgeving eruit ging zien en welke voordelen dit voor de eindgebruiker op ging leveren. In totaal heeft MAMMOET in de Explore fase samen met de global business owners in 250(!) workshops verricht over een periode van 9 maanden. En de kracht zat ook in de herhaling, want 1 keer zien en ervaren was niet altijd genoeg. Dit is een belangrijke fase in het SHERPA project geweest. In een vroegtijdig stadium buy-in krijgen van de eindgebruikers. Hoe vaak gaat dit niet fout? Staat in de top 10 van veel gemaakte fouten bij software implementaties.
De EML layer vormde een goede basis en voor slechts 10 processen voor de global implementatie diende aanpassingen gemaakt te worden. Dit kon relatief eenvoudig door de BADI’s aan te passen. Al met al zero modificaties op het S/4 platform.
De wereldwijde implementatie kende een Top Down governance aansturing vanuit het management. MAMMOET had de nodige ervaring met ECC en uitzonderingen, bekend in de wandelgangen als olifantenpaadjes, werden in het nieuwe operating model niet langer getolereerd. Fit2Standard was het nieuwe credo.
Michael Zevenbergen: “wij zijn in principe een kranenverhuurbedrijf en geen software huis. Ga dus voor de standaard. MAMMOET heeft hiermee een solide basis voor de toekomst. Zo lopen wij in de pas met mainstream SAP en de upgrades”.
De partners
Michael Zevenbergen: “SAP heeft geholpen met het maken van het Detailed Design. Niet alleen van S/4 maar ook van de 10 SAP public SaaS oplossingen. Voor een klant is het niet mogelijk om de laatste stand van zaken van alle software te doorgronden en SAP kent dit als geen ander. Vertical Expertise Partners die specialist zijn op bepaalde software gebieden hebben ook hun steentje bijgedragen. Zo ontstond een mooi samenspel van implementatie partijen. De overall implementatie werd gedaan door Conclusion / MyBrand. En met succes. Voor de specifieke Vertical Expertise gebieden zoals Tax werd Ernst & Young ingehuurd en heeft CPMView de consolidatie en rapportage in Group Reporting geconfigureerd”.
SAP Analytics Cloud & Planning
Michael Zevenbergen: “Bij een dergelijk omvangrijk project is er altijd voortschrijdend inzicht. Bijvoorbeeld de Deep dives met de SAP Premium Engagement consultants gaven ons het inzicht dat onze wensen ook ingevuld kon worden met SAP Analytics Cloud & Planning. Voor ons veel eenvoudiger: rechtstreeks gebruik maken van de data uit standaard HANA zonder tussenkomst van een extra datawarehouse. Het gaat zelfs zover dat wij de Rolling Forecast voor alle landen nu doen met SAC. Kost veel minder tijd en geld dan het modelleren in een datawarehouse”.
Testing, Testing & Testing
Michael Zevenbergen: “Wij hadden uiteraard tijd ingepland voor testing. Echter dat het zo een omvang zou nemen hadden wij vooraf niet verwacht. In de SIT fase hebben wij 3000 testcases gedefinieerd en getest en daarmee 2000 bugs opgelost.. Het heeft echter geleid tot een zeer beperkt aantal issue’s met de Go Live”.
Het project team
Het MAMMOET project team bestond uit totaal 20 vaste medewerkers: 7 uit de Business, 10 business analisten, en 3 voor Support. Allemaal MAMMOET medewerkers die zelf de leiding namen , aangevuld met de expertise van de partners. In de piek werkten er 150 FTE aan het project. Totale project duur was 2 jaar. Michael Zevenbergen: “Iets wat ook het verschil heeft gemaakt is het eigen MAMMOET Deployment team bestaande uit 10 personen. Deze hebben met behulp van Enable Now video’s gemaakt hoe de software te gebruiken. Middels Classroom trainingen, verplichte zelfstudie trainingen en video’s kregen de gebruikers inzicht in hoe de omgeving te gebruiken. De kracht lag in het feit dat het Deployment team on site was in het land bij de Go live en pro actief naar de end users ging, in plaats van wachten tot de vraag komt”.
Grootste uitdaging
Michael Zevenbergen: “Achteraf kan ik zeggen dat de grootste uitdaging lag in het meekrijgen en overtuigen van de business voor de Fit2Standard aanpak. Eindgebruikers willen graag dat het systeem op hun specifieke wens wordt aangepast. Dit is niet mogelijk, vandaar dat wij 250 workshops nodig hadden. Een kwestie van vaak verder uitleggen en aandacht geven”.
Wat zou je anders hebben gedaan?
Michael Zevenbergen: “De Go Live is succesvol verlopen dus de doelstelling behaald: binnen tijd en budget. Achteraf zou ik toch iets meer Vertical Expertise partners in het project gehad willen hebben. Niet alleen S/4 maar ook de 10 SAP Public SaaS oplossingen moeten met elkaar samenwerken. En met Delmia. Je kan niet verwachten van 1 partner dat die alle kennis in huis heeft. Wordt wel vaak gezegd door de partners maar de praktijk leert anders. Ook wel begrijpelijk. De ontwikkelingen met name in cloud gaan zo snel dat dit niet is bij te benen. Vanuit MAMMOET hadden wij zelf al veel gedaan in de Prepare fase. Ook door de kennis opgebouwd met de IFS Proof of Concept. Wij hadden het plan al in ons hoofd zitten en gingen daarmee een partner selecteren. De partner kwam er nu bij in de Explore fase en het was beter geweest als zij eerder aangehaakt waren. De vertical partners werkte ook goed met elkaar samen. Dat hadden wij in eerste instantie niet verwacht. Ook wat wij onderschat hebben is de kracht van Fiori. Direct een full time UI stream inrichten en niet Fiori er ergens bij doen. De standaard GUI is niet meer en dat heeft bij het team en de business de ogen doen openen”.
S/4 RISE een goede keuze?
Michael Zevenbergen: “RISE is voor ons een goede keuze geweest. Wij hoefden weinig aandacht besteden aan de techniek en hebben ook nul downtime gehad. SAP had een goed RISE team voor de begeleiding en zij zaten kort op de bal. Als er iets was, dan werd er alert gereageerd. Je ziet wel dat de oplossing relatief jong is voor SAP en dat ook SAP zelf af en toe de weg moet vinden. Denk bv aan additionele service requests en wat daarvoor moet gebeuren. Tijdens het project moesten wij upgraden naar een nieuwere versie van S/4. Had wat voeten in de aarde. Ook onze vaste contact personen van het RISE team hadden een uitdaging om het voor elkaar te krijgen. Is uiteindelijk goed gekomen. Het is een strategische richting voor SAP en voor MAMMOET en achteraf kan ik zeggen dat het een goede keuze is geweest. Ik had er niet aan moeten denken als wij in een dergelijk zwaar traject ook nog eens de techniek voor ons rekening hadden moeten nemen”. Het BTP (Business Technology Platform) in pay per use is een mooie aanvuling. Je neemt services af middels credits. Je kan snel een test case opzetten, iets uitproberen zonder alle beslommeringen van de software aankoop”.
Wat is de grootste eye opener?
Michael Zevenbergen: “de afdelingen van MAMMOET denken nu in de keten en niet meer in silo’s. Het is een geïntegreerd systeem van HR, Finance en Operations. Iedereen ziet de voordelen. Daarnaast is er zoveel mogelijk geworden in de techniek in vergelijking tot 20 jaar geleden. Denk aan de user interface, meer standaard automatisering, minder administratieve handelingen, cloud is een ander manier van opereren. Adaptiever en sneller in te zetten. De wereld met SAP is echt veranderd”.
Volgende stap?
Michael Zevenbergen: “Wij zijn live gegaan met MLP (Minimal Likeable Product). De template is rijk aan functionaliteit en biedt alles om de bedrijfsvoering bij Mammoet end-to-end te ondersteunen. Wij denken aan enhancements voor SHERPA 2.0. Met name enhancements in de Supply & Demand en de Planning & Scheduling capability. Want daar zit voor MAMMOET het geld”.
Waar ben je het meest trots op?
Michael Zevenbergen: “Wij zijn live gegaan zonder issue’s. De eerste landen met een Go Live zijn België en de hoofdvestiging Nederland. Ik wilde on site zijn in de weekenden. Wat schetste mijn verbazing? Een serene rust. Alles verliep volgens plan. Ik kijk dan ook met vertrouwen uit naar de Live gang van de verdere wereldwijde uitrol.
Als ik terugkijk ben ik ook trots op het 20 personen sterke MAMMOET team, die met volle inzet dit mogelijk hebben gemaakt. Er is niet 1 ding geweest wat het verschil heeft gemaakt. Het was het geheel: een goede Prepare & Explore fase, expertise van de partners, Fit2Standard met de EML, buy-in middels de 250 workshops, testing, begeleiding door het deployment team, top down governance approach vanuit het MT, mogelijkheden met Cloud, etc. Maar wellicht bovenal de Rotterdamse mentaliteit. Mouwtjes opstropen en je werk doen. Iets waar MAMMOET groot mee is geworden”.
