Programma Roger
In 2021 is het Ministerie van Defensie, inclusief de krijgsmacht, gestart met de implementatie van SAP S/4HANA. Ten eerste omdat de support op SAP ECC over een aantal jaren stopt en ten tweede om de bedrijfsvoering en processen te moderniseren. Eind 2025 werkt heel Defensie op het nieuwe systeem.
Eenmaal live verandert SAP S/4HANA de manier van werken van 17.000 medewerkers van Defensie, op 60 locaties in binnen- en buitenland. De transitie van SAP ECC naar S/4HANA, programma Roger genaamd, draagt bij aan de invulling van de Defensie visie 2035. Paulien Wisselink werkt als testcoördinator SAP S/4HANA bij Defensie. Steven Bammens is vanuit Capgemini bij het programma betrokken. De IT-dienstverlener werkt als transformatiepartner nauw samen met SAP en Defensie om dit te realiseren. De redactie van de VNSG sprak met hen.
Technologisch hoogwaardig en informatiegestuurd
“In 2020 presenteerde Defensie haar visie voor 2035," vertelt Paulien. "Deze laat zien welke dreigingen er verwacht worden, welke taken er tegen die tijd bij Defensie liggen en hoe het Joint IV Commando (JIVC), het IT-bedrijf van Defensie, eruit zou moeten zien. In 2035 wil Defensie technologisch hoogwaardig zijn, informatiegestuurd optreden en een betrouwbare partner en beschermer zijn. Het implementatieprogramma S/4HANA, Roger genaamd, draagt hieraan bij.”
Brownfield én greenfield
Tussen 2004 en 2014 implementeerde Defensie SAP ECC voor materiele en financiële processen. Dit programma stond bekend onder de naam SPEER. Zowel voor de bedrijfsvoering als operaties, waaronder inkoop, bevoorrading, onderhoud en transport.
Paulien: “In die zin is Roger een brownfield-implementatie. Maar het is deels ook een greenfield-implementatie. Nieuw zijn de Fiori Launchpad, de modules Extended Warehouse Management (EWM), Defense and Security (D&S) en de introductie van native Fiori-apps. Defensie ging in één keer technisch over naar S/4HANA. De gebruikers merken daar in eerste instantie nog weinig van. Ze gaan later gefaseerd met de nieuwe functionaliteiten werken.”
Veel voordelen
“Behalve een noodzakelijkheid vanwege het einde van de ondersteuning van ECC, biedt Roger veel voordelen,” vervolgt Paulien.
“Altijd en overal over de juiste info beschikken, verbeterde gebruiksvriendelijkheid en analytics, snel schakelen en doorontwikkelen en het bevorderen van samenwerking. Het is, kortom, een belangrijke stap naar een slimmere en technologisch hoogwaardige krijgsmacht. Missies en oefeningen zijn dan nog beter te plannen, voor te bereiden en uit te voeren. De eindgebruikers worden getraind in het werken met de nieuwe omgeving. In plaats van een Windows-menu werken ze met de Fiori-launchpad en verschillende apps.”
Joint Informatievoorziening Commando
Begin 2021 tot medio 2022 vond de voorbereiding en initiatie van Roger plaats.
Steven: “In deze fase zijn circa 3.500 technische problemen opgelost. Een voorbeeld: we hebben de hoeveelheid maatwerk flink gereduceerd, met zo’n tien procent. Een deel van het maatwerk neemt Defensie echter mee naar de nieuwe omgeving. SAP vond dat terecht (een Subject Matter Expert van SAP is bij Roger betrokken). Defensie kan nog geen gebruik maken van BTP. Maatwerk wordt wel zoveel mogelijk toekomstvast gemaakt.
Het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) is de senior supplier. Zij zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke inbreng en regelen de aansturing. De afgelopen anderhalf jaar waren circa tweehonderd mensen erbij betrokken. We hebben technische problemen opgelost, het programma ingericht, de voorbereiding van de uitvoeringsfase gedaan en de verwerving voor hulp en conversie voorbereid. Het programma zelf is aanbesteed.”
ARIS
Het programma Roger is via de Lines of Business opgedeeld, waarboven een programmamanager vanuit de bedrijfsvoering is aangesteld. Verder is het opgedeeld in hoofdactiviteiten.
Steven somt ze op: “Initiate, Realize-Build, Realize-Test, Deploy en Run. Gedurende de voortbrengingfase hebben we ARIS gebruikt. Hiermee kun je bedrijfsprocessen modelleren maar ook het proces dat daaraan voorafgaat. Wij gebruiken het voor het ontwerp van alle processen, organisatorische verantwoordelijkheden, gegevensstromen en architecturen, systemen en services. En om processen te documenteren, analyseren en simuleren. Het is belangrijk dat dit echt een een-op-een-vertaling naar de bedrijfsvoering is. Zo kan iedereen uit ARIS dezelfde waarheid halen.”
Kennis behouden
“Veel mensen die bij SPEER betrokken waren, de implementatie van ECC, zijn ook bij Roger betrokken,” licht Paulien toe. “Dat heeft het grote voordeel dat veel kennis behouden is gebleven. In Roger leggen we echter veel beter vast waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Zo weten we zeker dat er geen kennis verloren gaat wanneer mensen Defensie verlaten. Voor de overdracht naar beheer, nadat we live zijn gegaan, organiseren we overdrachtssessies. Bijvoorbeeld over de kennis van Fiori. Het is erg prettig dat de betrokkenheid van mensen zo groot is. We weten elkaar gemakkelijk te vinden.”
Lessons learned
Wat hebben Paulien en Steven, als ze terugkijken op het programma, geleerd? En welke tips hebben ze voor organisaties die voor een soortgelijke implementatie staan?
Mijn eerste tip zou zijn om vooraf de kwaliteitsnormen vast te stellen en je daaraan te houden, in hoeverre dat mogelijk is.
Pauline Wisselink Ministerie van Defensie
“De richtlijnen zijn gedurende het programma gewisseld. Dit had onder andere te maken met veranderende inzichten, nieuwe technologische ontwikkelingen en veranderende geopolitieke situaties. Mijn eerste tip zou zijn om vooraf de kwaliteitsnormen vast te stellen en je daaraan te houden, in hoeverre dat mogelijk is. Een andere tip is om het voortschrijdend inzicht te verwerken in kaders en richtlijnen en in kwaliteitsnormen en deze via de officiële kanalen naar de Lines of Business te communiceren. Roger Activate is onder andere het proces waar we dit in verwerken. Als derde zou ik het belang van verandermanagement willen benadrukken.
Ook bij een brownfield-implementatie is het cruciaal om de verwachtingen te managen. Er is sowieso al veel aandacht voor verandermanagement. Er zijn bijvoorbeeld heel veel Subject Matter Experts (SME's) betrokken vanuit de bedrijfsvoering. Betrek de eindgebruiker zoveel mogelijk bij de voortgang met status updates over issues en door locaties te bezoeken. De front-end verandert veel door de Fiori-Launchpad en het werken in de browser. Ook printen gaat anders als je via de Fiori Launchpad werkt. Dat zijn uitdagingen waar we vooraf niet bij hadden stilgestaan.” Steven benadrukt het belang van een realistische planning: “Koppel kengetallen aan de analyses om een planning te maken. En herijk deze kengetallen elk jaar. Zorg voor een eenduidige aanpak en voor integratiepunten in de planning. Zo weet je precies in welke fase je zit.”
Nieuwe functionaliteiten een aansluiting op SAP Defense & Security
Heeft Defensie in de nabije toekomst nog meer plannen om de bedrijfsvoering en processen te moderniseren?
Paulien: “Zodra we in 2025 live zijn met alle Lines of Business zullen we nieuwe functionaliteiten toevoegen. Na 2025 zullen we continue nieuwe Fiori-apps implementeren. Maar als eerste gaan we dit jaar S/4HANA aansluiten op SAP Defense en Security: het hart van Defensie.”
Ministerie van Defensie
Samen met het uitvoeringsorgaan, de krijgsmacht, heeft het Ministerie van Defensie drie hoofdtaken.
- Bescherming van het eigen en bondgenootschappelijke grondgebied, inclusief het Caribisch deel van het Koninkrijk.
- Bescherming en bevordering van de internationale rechtsorde en stabiliteit.
- Ondersteuning van de civiele autoriteiten bij de handhaving van openbare orde, de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde, bestrijding van rampen en incidenten en de beheersing van crises, zowel nationaal als internationaal.
Bij Defensie werken ruim 69.000 militairen, burgers en reservisten.
Joint Informatievoorziening Commando (JIVC)
Het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) is het IT-bedrijf van Defensie. JIVC zorgt ervoor dat iedereen bij Defensie effectief kan samenwerken (burgers en militairen). In Nederland maar ook op missie. 24 uur per dag, 7 dagen per week. JIVC verzorgt de ontwikkeling en instandhouding van meer dan 50.000 werkplekken: computers, printers, telefonie en datacenters. Bij JIVC werken meer dan 3.500 mensen op diverse locaties.
https://www.defensie.nl/organisatie/commit/onderdelen/jivc
