Focusgroep Supply Chain Management en Quality Management (SCM & QM) uitgelicht

Tijdens sessies voor gebruikers en partners van SAP geeft de focusgroep Supply Chain Management (SCM) presentaties over ervaringen met huidige SAP-oplossingen en implementaties. Concrete voorbeelden zijn S/4HANA, warehouse management, planning, transportation management, SAP cloud en webbased applicaties én aan SAP gerelateerde oplossingen. Voorzitter Irfaan Adhien en secretaris Everard van den Hengel vertellen over hun ervaringen.

Onder supply chain management vallen de klassieke modules van SAP. “We proberen echter steeds meer in processen te denken: van inkoop en opslag tot uitgaande goederen en transportmanagement, et cetera,” opent Everard het gesprek. “We houden ons ook bezig met kwaliteitsmanagement: testen is daar ook een onderdeel van.” “Voor dat laatste is er een aparte focusgroep, maar vanwege de overlap zoeken we de samenwerking nadrukkelijk op,” vervolgt Irfaan. “Hetzelfde geldt voor Environment, Health & Safety (EHS) waar we afspraken mee hebben gemaakt. Onder meer over hoe je omgaat met gevaarlijke stoffen binnen de supply chain.”

Ontwikkeling van het vakgebied
Op de vraag hoe het vakgebied zich ontwikkelt, antwoordt Irfaan dat supply chain management heel divers is. “Enerzijds zie je toepassingen ontstaan zoals robotica: volledig geautomatiseerde magazijnen. De enige mensen die daar af en toe nodig zijn, zijn voor onderhoud. Dit heeft alles te maken met de trend dat consumenten steeds hogere verwachtingen hebben. Ze willen een pakketje zo snel mogelijk in huis hebben en willen zo nauwkeurig mogelijk weten wanneer dit geleverd wordt. Op een Post.nl app zie je zelfs wanneer er een brief in je brievenbus ligt, zodat niet voor niets naar je postvak hoeft te lopen. Dit soort wensen van consumenten vraagt veel aanpassingen van bedrijven. Daarbij maken ze gebruik van best practices.” Everard: “Met de SAP Extended Warehouse Management (EWM)-module, de opvolger van de SAP Warehouse Management System (WMS)-module, is een veel betere tracing van goederen mogelijk. Het is ook een veel betere afspiegeling van het automatiseringsproces.”

SAP-gebruikers
Zien jullie die vraag ook bij SAP-gebruikers terug? Irfaan: “Er zijn klanten die graag houden wat ze hebben en doorgaan met de WMS-module. Anderen stappen graag over op SAP S/4HANA waarin de EWM-module is ingebed. Er zijn echter ook klanten die te snel iets nieuws willen hebben. Soms moet je dan ‘terug pushen’, omdat dat niet meteen kan.” Everard herkent dit: “Ik werk bij een shared service center van en voor ziekenhuizen. We hebben onder meer door COVID-19 te maken met moeilijk leverbare materialen in een medische sector die op het gebied van IT veelal geen early adapter is. Verder doorontwikkelen is echter zeker nu van groot belang. Bijvoorbeeld uitbreiding van track-and-trace-mogelijkheden, voor inzichtelijkheid van goederenstromen.” De logistiek kan duidelijker, sneller en specifieker. Moeten klanten daarvoor hun processen wijzigen? “Er zijn klanten die her-implementaties doen, ook in kleine stapjes maar je ziet ook integraties met andere systemen via API’s.” Irfaan: “Soms moeten klanten hun processen echter helemaal omgooien. Omdat ze niet bereid zijn om sommige veranderingen door te voeren, kiezen ze voor veel maatwerk in plaats van best practices van SAP.”

Corona
In de retail zie je dat er niet alleen meer grote verpakkingen aan winkels worden geleverd, maar ook kleine verpakkingen, rechtstreeks aan de consument. Dat zijn fundamentele veranderingen. Sommige retailers leveren echter alleen in bulk en hebben geen webshop. Tijdens de lockdowns vanwege corona hebben ze daar veel last van gehad. De uitdaging voor zulke bedrijven is hoe je, mede vanwege bijvoorbeeld laag geprijsde artikelen, zo’n webshop winstgevend maakt. Zien jullie meer van dit soort effecten? Irfaan: “Vanwege corona werden mensen in uiteenlopende beroepen aangespoord om zoveel mogelijk thuis te werken. Maar kun je vanuit huis werken als je een hele supply chain organisatie hebt? Kan iedereen op SAP inloggen vanuit huis? Geeft de werkgever de mogelijkheid om vanuit huis te werken? Ook de betrouwbaarheid van de hardware thuis speelt een rol. En de security.”

Transparantie in keten
“In korte tijd sterk afnemende voorraden waren eveneens een uitdaging,” vult Everard aan. “Enerzijds kregen bedrijven te maken met extra vraag. Bijvoorbeeld naar computerchips en toiletpapier in de retail. Op veel gebieden was en is soms nog schaarste. Ziekenhuizen hadden echt alles extra nodig. Ook de bouw, en bouwmarkten, hadden ineens een tekort aan hout en isolatiemateriaal. Anderzijds blijven ze zitten met veel voorraden. Kortom, er zijn uitzonderlijke behoeften waarmee tijdens forecasting moeilijk rekening mee kan worden gehouden. Om dat het hoofd te bieden moet je transparanter werken, beter samenwerken, integraties doorvoeren, sneller informatie uitwisselen en toegankelijkheid van informatie verbeteren. Niet alleen in je eigen organisatie maar in het hele netwerk waarin je actief bent. Bedrijven hebben vaak al een bestaand business-netwerk. SAP heeft inmiddels een immens groot wereldwijd netwerk opgebouwd. Daar zou iedereen, van leverancier tot en met transporteur, op aangesloten moeten zijn. Technisch kan dat: via API’s kun je portalen opzetten. Transparantie in de keten is essentieel.”

Aandachtspunten in de SAP-wereld
Zijn er nog andere belangrijke onderwerpen in de SAP-wereld? “We hebben het al even gehad over standaardisering. Dat is echt heel belangrijk, maar lastig voor organisaties. Ze zijn namelijk niet op de hoogte van hoe processen nog meer kunnen worden uitgevoerd en geautomatiseerd.” antwoordt Everard. “Voor iets wat al vaker elders is gedaan, hoor je niet opnieuw het wiel uit te vinden. SAP speelt daarin een belangrijke rol via het aanbieden van best practices.” “Kennis is daarbij ook van belang,” voegt Irfaan toe. “Als focusgroep hebben we die kennis. Het is ook een opvoeding van consultants. Vroeger was het: ‘U vraagt, wij voeren het uit.’. In deze tijd van standaardisering moet je echter veel directer zijn als consultant.” Everard beaamt dat: “Een consult wordt een verandermanager. Hij moet vooral de processen bij de klant kennen én weten wat de best practices zijn. En daarnaast: Hoe die in SAP inricht en hoe zulke implementaties succesvol uitvoert en de organisatie begeleid bij gewenste veranderingen. Ik heb meegemaakt dat maatwerk werd ingezet buiten SAP, terwijl de oplossing in SAP voorhanden was. Er is veel kennis, maar er is ook misinformatie. Het blijft dus noodzakelijk om te blijven leren en om te blijven verdiepen. Als VNSG en als focusgroep hebben we daar samen met SAP een belangrijke rol in. De samenwerking met SAP is daarbij noodzakelijk. Daarom hebben we bij SAP een vast contactpersoon waarmee we voortdurend schakelen.

In elkaars keuken kijken
Een andere tip die Irfaan en Everard tot slot geven, is om voortdurend master data op te schonen. En last but not least wijzen ze leden op de mogelijkheid om in de keuken te kijken bij organisaties die al ervaring hebben met het doorvoeren van bepaalde veranderingen. “En natuurlijk roepen we onze leden ook op om anderen in hun eigen keuken te laten kijken. Actieve VNSG-leden hebben heel veel mogelijkheden op het gebied van kennisdeling. Daar zullen we ons altijd voor blijven inzetten.”