Focusgroep Data Management (DM) uitgelicht!

Data verzamelen is belangrijk, maar minstens even belangrijk is het beheer en het analyseren van data. Alleen dan kun je met een hoge betrouwbaarheid conclusies trekken. Hoe je ervoor zorgt dat data compleet, betrouwbaar en op tijd beschikbaar is voor toepassingen is wat Harry Koch boeit. Sinds medio 2021 is hij voorzitter van de focusgroep Data Management. 

“Juist de proceskant van data is waar de focusgroep Data Management (DM) zich op richt,” begint Harry het gesprek. “Daarbij gaat het om hoe je een definitie vastlegt, waar het past in een proces, wie ermee mag omgaan, wie het mag inzien, wie het moet controleren, wie het moet aftekenen, wie het mag publiceren, in welke platformen we het bijhouden, hoe we het van a naar b brengen, of we het überhaupt wel gaan dupliceren, of dat we het in één locatie houden. Samengevat: de input- en output-kant van een proces.” Data Management heeft geen spannend imago maar als het niet goed is geregeld, heeft dat consequenties. Als bijvoorbeeld verkoop-eenheden niet goed staan, leidt dat tot een verkeerde orderflow. Een honderdvoud of tienvoud te veel van iets verkopen, kan een enorme impact hebben op een bedrijf.”

Definities
“Data Management legt een aantal cruciale zaken vast. Het is de taal van een bedrijf en de taal van processen. En die taal maakt dat we elkaar goed kunnen begrijpen, of niet,” vervolgt hij. “Het neerzetten van een gezamenlijke taal klinkt als een open deur. In de praktijk blijkt het echter heel erg lastig te zijn om ingesleten termen aan te passen. Datamanagement begint bij het vastleggen van die taal, het uitmodelleren, het inzichtelijk maken wat je ermee bedoelt en hoe het zich verhoudt tot andere onderdelen. Als je dat niet kunt laten zien, kun je data niet beheren. Dat betekent dat je over veel zaken na moet denken. Wie is erbij betrokken? Wie heeft deze data door zijn handen laten gaan? Wie heeft hier een mening over? Wie gaat die data gebruiken? Hoe gaat die persoon vaststellen dat dit de waarheid is? Wie gaat vaststellen dat de data volledig is? Of alle data aan alle dimensies voldoet, waarvan je vindt dat die daaraan moet voldoen? Dat varieert allemaal met het moment, met het proces en met wat je ermee doet.”
SAP

Hoe kijk je aan tegen data in relatie tot SAP? “We beperken ons niet enkel tot SAP en SAP-tenzij. Tegenwoordig hebben we te maken met een best of breed-landschap. Heel veel informatie zit in SAP, maar ook in systemen daaromheen. De gegevensopslag die daarmee gepaard gaat, zal niet altijd hetzelfde datamodel kennen. Soms heb je meerdere databases nodig om het totaaloverzicht te krijgen. Daar begint het meer operationele datamanagement: het zicht houden op wat er in die systemen gaat landen en zorgen dat alles synchroon blijft qua toegestane waardes. Bij medische systemen zoals Philips die maakt, kunnen die waardes letterlijk van levensbelang zijn. Zo nauw luistert governance van je data. Daar heb je afspraken voor nodig, processen en een organisatie die dat regelt.”

Migraties naar S/4HANA
Hoe zorg je in een hybride landschap dat je hetzelfde praat over allerlei masterdata? Die systemen zijn immers los van elkaar ontstaan en moeten nu ineens samengebracht worden. Harry: ”Master Data Management en Master Data Governane koppelen we nu ook aan migraties naar S/4HANA. Het is een nieuw platform, met een indeling die net iets anders is. Het heeft een andere set aan processen en gaat op een iets andere manier om met masterdata. Gebruikers vragen zich af hoe ze daar het beste mee kunnen omgaan. Hoe zorg je voor een conceptueel en logisch datamodel? Ik zal een voorbeeld geven. In ons SAP-systeem heet een unit of measure ‘ST’ (Duits voor Stück), in SalesForce heet dit ‘PC’ (Engels voor piece). Bij Philips gebruiken we in ons logisch datamodel de Philips-benaming: ‘piece’. Daar hebben we twee waardes onder gehangen die zich vertalen naar meerdere SAP-inrichtingen, waarbij deze de ene keer ‘ST’ heet en de andere keer ‘PCE’. Maar we hebben nog steeds een fysieke waarde die we op logisch niveau blijven hanteren, en die we ook inzichtelijk maken aan de organisatie. Daar monitoren we ook op, zodat daar geen verschuivingen kunnen plaatsvinden. Als we zien dat ergens in een systeem een nieuwe waarde ontstaat, dan leidt dat automatisch tot een foutsignalering in rapportage.”

Plannen focusgroep
Wat zijn je plannen voor de focusgroep? Wat kunnen de leden verwachten? “Sinds een half jaar ben ik voorzitter van de groep. We hebben heel veel leden, dus klaarblijkelijk is datamanagement een hot and happening topic, terwijl het in de ogen van de buitenwereld een extreem saai en platgetreden pad is. Ik denk dat we vanuit de focusgroep moeten kijken: waar speelt datamanagement nou echt een rol? En waar maakt het echt een verschil? We willen laten zien waar dan die waarde zit. Het inrichten van allerlei datamanagementplatformen kost nou eenmaal geld. Daar moet dus een business case voor zijn. De samenwerking met analytics is wat mij betreft een gegeven en die moeten we zoveel mogelijk blijven opzoeken als focusgroep. Ik wil ook graag een lijntje leggen naar financiële processen. Hoe weet je dat je profit and loss en kostenallocatie op de juiste plek plaatsvinden? Weet je zeker dat je je productportfolio correct hebt getagd? Hoe voer je daar controles op uit? Dat zit natuurlijk niet allemaal bij datamanagement, maar daar kunnen we wel iets over vertellen vanuit het datastuk.”

Door elkaar, voor elkaar
Een ander voornemen van Harry voor de focusgroep is om deze laagdrempeliger te maken. “De manier waarop we elkaar tegemoet treden zou ik graag willen vernieuwen. Ik ben op zoek naar nieuwe kanalen om de dialoog aan te gaan. Zo zou ik leden graag ‘meer direct met elkaar laten praten’ in plaats via het bestuur. Samen met het VNSG-bureau wil ik een Teams-omgeving opzetten, waarbij we een subset van de focusgroep toegang tot geven. Zo kunnen ze ad hoc, direct actuele uitdagingen uitwisselen. Wanneer een lid ergens mee bezig is, kan hij daar vragen of andere leden daar ook mee worstelen. Dat zou natuurlijk ook offline kunnen plaatsvinden; het hoeft niet allemaal publiek. Zo wil ik proberen de gêne-barrière te doorbreken. We zijn er tenslotte ‘door elkaar en voor elkaar’. Op zo’n samenwerkingsplatform zou je ook bestanden met elkaar kunnen uitwisselen, en met elkaar bepalen of je in de groep of privé met elkaar wilt communiceren. Wel wil ik het graag binnen de VNSG houden. We gaan het dus niet allemaal Op LinkedIn, Facebook of YouTube doen. Het familiegevoel wil ik juist behouden: daar zit het vertrouwen, daarom worden mensen lid van de VNSG en van onze focusgroep.”

Kruisbestuiving
Harry wil ook nadrukkelijk de kruisbestuiving met andere focusgroepen opzoeken. Ook daarin wil hij aandacht besteden aan de rol van Data Management in een proces. “Ik wil het graag heel contextueel maken. Als het om Enterprise Asset Management gaat, kunnen we het hebben over customer service, installed base, et cetera. Maar datzelfde kunnen we ook verplaatsen naar Data Warehouse Management of Product Information Management. Die samenwerkingsverbanden wil ik zeer zeker opzoeken. De kern van Data Management blijft altijd hetzelfde maar je belicht het telkens vanuit een iets andere hoek. In de Supply Chain kan datamanagement een heel andere dimensie hebben dan wanneer je bezig bent met Finance, Onderhoudsmanagement, Real Estate of Human Resources. Bij HR zullen bijvoorbeeld privacy-aspecten een grotere rol spelen.”