Vier gebruikersverhalen S/4HANA - Deel 2
Vier gebruikers delen hun ervaringen over de overstap naar SAP S/4HANA. In dit tweede deel laat President Safety zien dat een migratie niet lastig, duur en tijdrovend hoeft te zijn. Ook vertelt Maxeda DIY dat hun keuze voor S/4HANA begon met de wens om de organisatie meer omnichannel in te richten door processen te standaardiseren en simplificeren. In het eerste deel komt de NS aan het woord over het aspect verandermanagement en krijg je inzicht in hoe de financiële processen van vijf ministeries zijn overgezet.
President Safety vertelt over de keuze voor S/4HANA en hun soepele migratie
Veel bedrijven zien op tegen het migreren naar SAP S/4HANA. De verwachting is dat het een kostbaar en tijdsintensief traject is, en lang niet iedere organisatie heeft de voordelen in beeld. Dat de migratie
niet lastig, duur en tijdrovend hoeft te zijn, blijkt uit de ervaring van President Safety, importeur, groothandel en distributeur van persoonlijke beschermingsmiddelen. Het bedrijf waagde de overstap en met succes: de migratie is voorspoedig afgerond.
De keuze voor SAP S/4HANA
President Safety werkte al sinds jaar en dag met SAP ERP en SAP Cloud4Customer. De doelstelling van het bedrijf is om exponentieel te groeien. Men wil deze groei graag realiseren met behulp van de modernste technologieën. Volgens Robert Jan van Duijne, Project Manager SAP S/4HANA van President Safety werd de keuze gemaakt om over te stappen op SAP S/4HANA in samenspraak met
hun partner Xperi. President Safety werkt zoveel mogelijk in de cloud. Een belangrijke reden om de overstap te maken was het gebruik van de Fiori-applicaties. Met name op het gebied van sales en distributie zijn er veel nuttige Fiori-apps beschikbaar. Van Duijne: “Die tegeltjes bevatten veel informatie over klanten, offertes en orders. Ook als er iets mis is met een order. De apps zijn overzichtelijk en je kunt gemakkelijk doorklikken”. Van Duijne: “Als leverancier van de tussenhandel willen we onze producten en diensten gemakkelijk beschikbaar stellen via een portaal of webshop.
Hierin willen we voorop lopen en SAP S/4HANA moet ons daarbij helpen”.
Een grootschalig IT-project
Wie wil overstappen naar S/4HANA, heeft de keuze uit verschillende migratiestrategieën. De meest gebruikte zijn: de greenfield-aanpak, hierbij wordt het complete ERP-systeem inclusief database opnieuw opgezet. En de brownfield-aanpak, waarbij een “as-is” technische migratie wordt gevolgd door gefaseerde implementatie van SAP S/4HANA innovaties. President Safety wilde in eerste instantie zoveel mogelijk onveranderd door kunnen werken en koos daarom voor de tweede optie. In oktober begonnen de voorbereidingen voor dit grootschalige IT-project. Samen met hun partner zette President Safety de eerste stappen voor de migratie naar SAP S/4HANA. In totaal was er een jaar uitgetrokken om het project af te ronden. Xperi werkte nauw samen met SAP. De opgedane ervaringen met projecten zoals deze hebben geleid tot een veelheid aan tools en methodes die SAP en haar partners nu gebruiken bij migraties van klanten. De user-interface van SAP S/4HANA is anders, waardoor tijd vereist is om eraan te wennen. Het risico om alles in een keer over te willen brengen, ligt op de loer. Het inrichten op basis van best-practices geeft richting. Daarnaast is het systeem intuïtief en gebruiksvriendelijk. De eerste periode na de implementatie kenmerkte zich door veel snuffelwerk. Een aantal functies in het systeem is helemaal nieuw en de gebruikerservaring is volledig anders. Zo werd in SAP ECC bijvoorbeeld gewerkt met termen zoals leverancier, klant, opdrachtgever en goederenontvanger. In SAP S/4HANA is daar de ‘businesspartner’ voor in de plaats gekomen, wat net weer iets anders werkt. Het is daarom zaak om voldoende tijd uit te trekken voor verandermanagement – dit maakt of breekt het succes van de overstap.
Maxeda DIY koos voor S/4HANA om de organisatie omnichannel in te richten
Voor Maxeda DIY, marktleider in de doe-het-zelf markt, waren er een aantal redenen om de overstap naar SAP S/4HANA te maken. Allereerst was er de wens om de organisatie meer omnichannel in te richten, en de processen te standaardiseren en te simplificeren. Bijkomend voordeel was dat S/4HANA ook na 2025 onderhouden wordt en dat S/4HANA nieuwe en sterk verbeterde standaard functionaliteit levert.
Brownfield of greenfield?
Hoe maak je de keuze tussen migreren (brownfield) of her-implementeren (greenfield)? Maxeda koos voor een migratie van SAP ECC naar SAP S/4HANA. Een big-bang implementatie vanuit een greenfield benadering liet teveel operationele risico’s zien. Met een brownfield kan de migratie in kleinere stappen en meer beheersbaar worden gedaan en bovendien bleken de projectkosten lager. Nog steeds een complexe go-live, maar het retail-bedrijf heeft wel de basis gelegd om te transformeren naar een echte omnichannel-organisatie.
Of de overstap in drie maanden afgerond is of ruim een jaar duurt, hangt af van verschillende factoren. Denk bijvoorbeeld aan de omvang van je database en in hoeverre je organisatiedata schoon is. Met de SAP S/4HANA readiness check worden de implicaties van een migratie in kaart gebracht. Op basis hiervan ontvang je een advies over het best passende scenario voor jouw organisatie.
Stap voor stap
In mei 2016 begon Maxeda DIY met de voorbereiding. Het bedrijf wist dat de processen toe waren aan vernieuwing. Na uitgebreide sessies en het uitwerken van blueprints, hakte de organisatie in 2017 de knoop door. In datzelfde jaar implementeerde Maxeda SAP CAR.
Daarna vond de migratie van SAP ECC in stappen plaats: in april 2018 werd naar SAP Suite on HANA gemigreerd en in april 2019 naar SAP S/4HANA.De tweede stap ging niet zonder horten of stoten want Maxeda DIY was het eerste retailbedrijf ter wereld dat de overstap maakte middels de brownfield-aanpak. De belangrijkste hordes in het traject waren dan ook allemaal retail gerelateerd. Combineer dat met het feit dat naast SAP Suite on HANA ook zes van de twaalf SAP-satellietsystemen (zoals SAP CAR) rondom de migratiedatum moesten worden bijgewerkt. Dat mondde uit in een uiterst complexe go-live in 2019.
Een stabiel en toekomstbestendig fundament
De tweede go-live vond iets later plaats dan gepland mede door een e-commerce project wat voorrang kreeg. De migratie naar S/4HANA is voltooid, evenals het bijwerken van de satellietsystemen. Nu ligt de basis om een echte omnichannel-organisatie te worden. Er wordt gebruik gemaakt van SCRUM-sprints om stap voor stap verbeteringen aan te brengen en innovaties toe te passen in de SAP-omgeving. Elk verbetertraject wordt verantwoord door het maken van een business case.
Het uiteindelijke succes van de migratie is toe te schrijven aan goede communicatie, teamwork en toewijding van het Maxeda DIY team, de IT-dienstverlener Capgemini en SAP zelf.
