Vier SAP-gebruikers delen hun ervaringen over de overstap naar S/4HANA. In het eerste deel vertelt Hugo Mans, financieel directeur bij de Nederlandse Spoorwegen (NS) over de migratie. Ook het verhaal waarbij vijf ministeries gezamenlijk hun financiële processen overzetten, komt aan bod. In het tweede deel vertellen President Safety en Maxeda DIY over hun migratie.
Hugo Mans, financieel directeur bij de Nederlandse Spoorwegen (NS), is verantwoordelijk voor de transformatie van de Finance IT-omgeving naar SAP S/4HANA. Volgens hem is vertrouwen het sleutelwoord. “In zo’n overgang moet je verantwoordelijkheid durven loslaten en je kwetsbaar opstellen. Want een transformatie doe je met z’n allen”, zegt Mans.
Meer dan software
Bij IT-projecten zoals een migratie, gaat het vaak vooral over software en technologie. Het voordeel van SAP, volgens Mans, is dat het logica, ordening en ontsluiting van informatie biedt. Hiermee verloopt de informatievoorziening gestructureerd, efficiënt en compliant. Hoe je daar komt, is de uitdaging voor de bedrijven die SAP implementeren. Verandermanagement is belangrijk, want de nieuwe SAP-software vraagt om een andere werkwijze. Mans: “De vraag is hoe je mensen meekrijgt om succesvol invulling te geven aan je strategie, om de veiligheid van hun oude bekende wereld te verlaten en om op een andere manier te gaan werken. Voor de NS was dat een grote uitdaging.”
Mans: “Vanuit mijn rol als programmadirecteur moet ik verantwoordelijkheden durven loslaten en me kwetsbaar opstellen. Zodat iedereen zijn of haar steentje kan bijdragen. Zonder draagvlak binnen de organisatie krijg je een verandering namelijk nooit voor elkaar. En je moet altijd goed beseffen dat collega’s veel kennis hebben die nodig is om de oplossing echt goed te maken en te laten aansluiten op de praktijk”.
Verandermanagement
Mensen zijn natuurlijk gewoontedieren -managers net zozeer als collega’s van de werkvloer- waardoor verandering lastig is. Iedereen heeft zijn eigen manier van werken. Het nieuwe SAP-systeem is helemaal doordacht en bevat best-practice-scenario’s voor hoe je de processen strak kunt inrichten. Dit betekent dat gebruikers van het systeem in veel gevallen anders moeten gaan werken. Oude wensen en nieuwe werkwijzen komen bij elkaar, zoals Mans dat beschrijft. “Het is belangrijk om voor ogen te houden dat je het niet iedereen naar de zin kunt maken. Uiteindelijk gaat het om goed luisteren en samen ontwerpen, maar uiteindelijk ook om knopen doorhakken om verder te komen”, zegt hij.
Een groot deel van de veranderuitdaging is het betrekken van werknemers bij de inrichtingskeuzes van het systeem. Daarnaast is het van belang om keuzes goed te onderbouwen en toe te lichten aan de gebruikers. Dan laat je zien dat er zorgvuldig afwegingen zijn gemaakt.