Vier gebruikersverhalen S/4HANA - Deel 1
Vier SAP-gebruikers delen hun ervaringen over de overstap naar S/4HANA. In het eerste deel vertelt Hugo Mans, financieel directeur bij de Nederlandse Spoorwegen (NS) over de migratie. Ook het verhaal waarbij vijf ministeries gezamenlijk hun financiële processen overzetten, komt aan bod. In het tweede deel vertellen President Safety en Maxeda DIY over hun migratie.
Vertrouwen sleutelwoord voor migratie Nederlandse Spoorwegen
Hugo Mans, financieel directeur bij de Nederlandse Spoorwegen (NS), is verantwoordelijk voor de transformatie van de Finance IT-omgeving naar SAP S/4HANA. Volgens hem is vertrouwen het sleutelwoord. “In zo’n overgang moet je verantwoordelijkheid durven loslaten en je kwetsbaar opstellen. Want een transformatie doe je met z’n allen”, zegt Mans.
Meer dan software
Bij IT-projecten zoals een migratie, gaat het vaak vooral over software en technologie. Het voordeel van SAP, volgens Mans, is dat het logica, ordening en ontsluiting van informatie biedt. Hiermee verloopt de informatievoorziening gestructureerd, efficiënt en compliant. Hoe je daar komt, is de uitdaging voor de bedrijven die SAP implementeren. Verandermanagement is belangrijk, want de nieuwe SAP-software vraagt om een andere werkwijze. Mans: “De vraag is hoe je mensen meekrijgt om succesvol invulling te geven aan je strategie, om de veiligheid van hun oude bekende wereld te verlaten en om op een andere manier te gaan werken. Voor de NS was dat een grote uitdaging.”
Mans: “Vanuit mijn rol als programmadirecteur moet ik verantwoordelijkheden durven loslaten en me kwetsbaar opstellen. Zodat iedereen zijn of haar steentje kan bijdragen. Zonder draagvlak binnen de organisatie krijg je een verandering namelijk nooit voor elkaar. En je moet altijd goed beseffen dat collega’s veel kennis hebben die nodig is om de oplossing echt goed te maken en te laten aansluiten op de praktijk”.
Verandermanagement
Mensen zijn natuurlijk gewoontedieren -managers net zozeer als collega’s van de werkvloer- waardoor verandering lastig is. Iedereen heeft zijn eigen manier van werken. Het nieuwe SAP-systeem is helemaal doordacht en bevat best-practice-scenario’s voor hoe je de processen strak kunt inrichten. Dit betekent dat gebruikers van het systeem in veel gevallen anders moeten gaan werken. Oude wensen en nieuwe werkwijzen komen bij elkaar, zoals Mans dat beschrijft. “Het is belangrijk om voor ogen te houden dat je het niet iedereen naar de zin kunt maken. Uiteindelijk gaat het om goed luisteren en samen ontwerpen, maar uiteindelijk ook om knopen doorhakken om verder te komen”, zegt hij.
Een groot deel van de veranderuitdaging is het betrekken van werknemers bij de inrichtingskeuzes van het systeem. Daarnaast is het van belang om keuzes goed te onderbouwen en toe te lichten aan de gebruikers. Dan laat je zien dat er zorgvuldig afwegingen zijn gemaakt.
Vijf ministeries naar S/4HANA migreren, wat leer je daarvan?
Rob van der Valk (IT-architect) en Steven van Willigenburg (technisch SAP consultant) brachten samen met SSC-ICT/Haaglanden de financiële processen van vijf ministeries over naar SAP S/4HANA. Zij deelden hun ervaring met de VNSG en op basis daarvan gaven zij tevens drie gouden tips.
Over de migratie
Het Financieel Dienstencentrum (FDC) is een Shared Service Organisatie die de financiële processen van vijf ministeries afhandelt, namelijk de ministeries van: Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Financiën, Volksgezondheid, Welzijn, en Sport, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Het FDC is het eerste overheidsorgaan dat is gemigreerd naar SAP S/4HANA. Deze overstap werd gemaakt, omdat de organisatie tegen beperkingen van SAP ECC aanliep, zoals het opvragen van overzichten uit de back-end, én zich wilde voorbereiden op de toekomst. Bovendien wilde FDC haar datawarehouse uitfaseren en het IT-landschap versimpelen door een vermindering van het aantal servers.
De migratie naar SAP S/4HANA werd zodanig ingepland dat het samenviel met de jaarlijkse technische SAP release-update van FDC. De vijf ministeries gingen gelijktijdig “as-is” over op SAP S/4HANA. Het volledige traject werd in juni 2019 afgerond. Inmiddels is voor de toepassing van SAP Fiori een PoC in voorbereiding.
Drie gouden tips:
1. Durf te kiezen: de systemen van SAP zijn continu in ontwikkeling. Wat nu staat, kan over twee weken anders zijn. Wanneer je besluit om over te gaan op een bepaalde versie, blijf dan bij die keuze. Zeker als je een Proof of Concept hebt gedaan, want dan weet je zeker dat alles werkt zoals je wilt. Later heb je altijd nog de mogelijkheid om te upgraden naar een nieuwere versie.
2. Maak je IT-landschap klaar voor HANA: denk aan maatwerk en ‘third party add-ons’. Zorg ervoor dat je deze kunt koppelen aan SAP S/4HANA en zorg dat ze HANA-gecertificeerd zijn.
3. Begin met inregelen van de CVI: het goed instellen van de Customer Vendor Integratie (CVI) is cruciaal voor de overstap naar SAP S/4HANA. Dat betekent dat alle klanten en leveranciers worden ingesteld als business partner in het systeem. Bij het FDC was dit vanaf het begin al goed geregeld, maar veel bedrijven werken nog niet op die manier. Dan vormt het overzetten van alle contacten een project op zichzelf, wat invloed heeft op de planning van de overstap.
