Wat verandert er voor bestaande klanten met het nieuwe model?
Wanneer je SAP voor het eerst aanschaft - en dus een nieuwe klant van SAP bent - val je onder het nieuwe model waarin regels voor indirect gebruik zijn opgenomen. Voor bestaande klanten zit het wat anders in elkaar. Bestaande klanten van SAP ERP hebben namelijk drie keuzemogelijkheden:
- Niets veranderen aan het huidige contract - bij het oude licentiemodel blijven
- Bij het oude contract blijven én profiteren van het nieuwe licentiemodel voor indirect gebruik
- Een volledig nieuw (S/4HANA) contract opstellen met het nieuwe licentiemodel voor indirect gebruik daarin verwerkt
Optie 1: Niets veranderen
Wanneer je tevreden bent met je huidige contract, biedt SAP de mogelijkheid om bij dit contract te blijven. Het oude licentiemodel blijft in dit geval van kracht. Dit betekent dat je gebruik blijft maken van een user- en/of orderlicentie voor elk type gebruik.
Idealiter moet iedereen kunnen overstappen naar het nieuwe (transparantere) model - ook bedrijven die volgens het oude model compliant zijn. SAP ziet echter nog geen noodzaak om deze bedrijven te laten overstappen naar het nieuwe licentiemodel.
Bedrijven waar de afgelopen tijd niets is veranderd qua gebruik van SAP en die altijd al compliant waren, mogen bij de overgang naar het nieuwe model, vinden wij als VNSG, geen extra rekening ontvangen. Om dit te verbeteren zijn wij momenteel nog met SAP in gesprek.
Optie 2: Bij het oude contract blijven én profiteren van het nieuwe licentiemodel
Klanten die graag bij hun oude contract willen blijven, maar willen profiteren van de transparantie van het nieuwe licentiemodel voor indirect gebruik, vallen onder optie twee. Het nieuwe licentiemodel voor indirect gebruik zal als addendum worden toegevoegd aan het huidige contract.
Optie 3: Volledig nieuw contract opstellen
Wanneer je een verouderd en complex contract hebt en al plannen hebt om naar SAP S/4HANA te gaan, dan is optie drie wellicht iets voor jouw eigen bedrijfssituatie: een volledig nieuw contract. Dit nieuwe contract is gekoppeld aan de nieuwste ERP-oplossing van SAP, S/4HANA. Dit betekent dan ook dat je een S/4HANA contract krijgt, waarin de duidelijkere regels voor indirect gebruik integraal zijn meegenomen.
Blijf ik waar ik ben, of converteer ik naar het nieuwe model?
Helaas is er niet met een algemene regel vast te stellen of je het beste naar het nieuwe model kunt converteren of beter bij het oude model kunt blijven. Wat belangrijk is, is dat je opties goed tegen elkaar afweegt. Verdiep jezelf in de situatie van je bedrijf.
Zorg dat je als organisatie voldoende zicht hebt op de SAP-software die je in huis hebt en hoe je IT-landschap in elkaar zit. Onderzoek hoe je momenteel gelicentieerd bent en bekijk wat hierin voor jou de juiste oplossing is.
De jaarlijkse licentie-audits kunnen je helpen bij het onderzoek naar je huidige SAP-licenties. Dit gaat echter maar tot een bepaald niveau. Er is helaas nog geen tool om het aantal documenten te meten. Wij als gebruikersvereniging adviseren je om goed je ‘huiswerk’ te doen. Breng je IT-landschap met en zonder SAP in kaart en wees goed op de hoogte van alle interfaces en informatiestromen tussen de verschillende systemen. Pas dan weet je zeker dat je tijdens de gesprekken met SAP over licenties goed beslagen ten ijs komt.
Wat zijn de gevolgen bij overstap?
Onder het nieuwe model worden SAP-licenties anders bepaald en gemeten, namelijk op basis van de eerder genoemde document types. Dit betekent dat je als organisatie moet kunnen inschatten hoeveel documenten je hebt volgens het nieuwe model. De gevolgen hangen sterk af van het bedrijfsspecifiek gebruik van SAP.
Vergelijkbare cases
Meer weten over het nieuwe licentiemodel en de ervaringen van andere SAP-gebruikers op dit gebied? De VNSG organiseert regelmatig kennissessies rondom actuele onderwerpen als deze. Daarnaast brengt VNSG je in contact met andere SAP-gebruikers die te maken hebben met dit onderwerp. Dit helpt je wellicht verder in jouw keuzes omtrent indirect gebruik.
Vraag hier een adviesgesprek over indirect gebruik aan.
