Optimaliseer je licentiegebruik met SAP for Me en het digital access licentiemodel
Veel organisaties vinden het lastig om grip te krijgen op de licenties voor indirect, digitaal gebruik van SAP. Op verzoek van internationale gebruikersverenigingen vereenvoudigde SAP het licentiemodel. Daarnaast introduceerde SAP een portaal dat voor inzicht zorgt én investeerde het in een dedicated team dat ondersteuning biedt.
SAP brengt licentievergoedingen in rekening voor indirect gebruik. Dat levert soms onaangename verrassingen op. Een deel van de SAP-klanten - zich vaak van geen kwaad bewust - blijkt bij audits onverwacht onvoldoende gelicentieerd te zijn.
Vertegenwoordigers van internationale gebruikersverenigingen, waaronder de VNSG, zijn met SAP om de tafel gegaan om een verbeterslag te maken in het model en de communicatie eromheen. Mede dankzij deze gesprekken introduceerde SAP drie zaken: betere tools, een beter licentiemodel én betere ondersteuning.
Centraal overzicht in SAP for Me
Wat het moeilijk maakt voor gebruikers is dat de informatie over hun SAP-producten verspreid is over verschillende SAP-portalen. Daarom is er nu SAP for Me: één centraal toegangspunt voor S-users waarin belangrijke waarschuwingen, statistieken en inzichten over hun SAP-productportfolio gebundeld zijn. Gebruikers hebben onder andere inzage in:
- aangeschafte SAP-producten
- systeemstatussen
- incidenten
- contacten
- scholingen en trainingen
- licenties
- actueel licentiegebruik van cloudproducten
SAP for Me bevordert de transparantie voor S-users door hen onder andere inzicht te bieden in het actieve gebruik ten opzichte van de licentiëring. Die informatie is afkomstig uit de Licence Utilization Information (LUI) application. LUI wordt uiteindelijk volledig geïntegreerd in SAP for Me, zodat je inzichten tot in detail kunt onderzoeken en later ook direct kunt opvolgen met acties. Ben je benieuwd hoe SAP for Me eruitziet? Bekijk dan de SAP for Me informatiepagina voor uitleg en een demo. Houd in gedachte dat SAP for Me nog volop in ontwikkeling is om uiteindelijk hét centrale toegangspunt voor SAP-klanten te worden.
|
Wat is indirect gebruik? |
SAP licentiemodel voor indirect gebruik
Behalve de inzagemogelijkheden die SAP for Me biedt, heeft SAP er ook voor gezorgd dat het licentiemodel voor indirect gebruik makkelijker te doorgronden is.
De belangrijkste verandering in het SAP-licentiemodel met de naam “digital access”, is dat de klant niet langer hoofdzakelijk afrekent op basis van gebruik(ers), maar op basis van het aantal initieel gecreëerde documenten dat via non-SAP applicaties verwerkt wordt in de Digital Core.
SAP heeft negen ‘waardevolle’ documenttypen gedefinieerd die worden afgedekt met het digital access licentiemodel. Dit maakt het makkelijker om licentieconsumptie nauwkeurig te meten. Er ontstaat niet langer discussie over het aantal gebruikers, en je hoeft niet langer een groot aantal verschillende gebruikerstypen en package licenties te beheren. In het nieuwe model is je licentieconsumptie transparanter, flexibeler en nauwer verbonden aan de waarde voor je organisatie.
Overstappen naar het digital access licentiemodel?
Nieuwe SAP-klanten licentiëren hun indirecte gebruik van de SAP Core altijd middels digital access licenties. Voor bestaande klanten zijn er diverse overstapmogelijkheden. Maar is het slim om over te stappen op dit nieuwe licentiemodel? Dat ligt, zoals wel vaker, aan de unieke situatie van je organisatie. Dat bepaal je aan de hand van de volgende stappen:
- Onderzoek eerst of je non-SAP applicatielandschap is geïntegreerd met de SAP Digital Core.
- Zo ja, controleer dan of je voor dit gebruik een licentie hebt. In de vorm van een named-userlicentie en/of bijvoorbeeld een order-based package licentie.
- Bepaal vervolgens of het voor jouw situatie interessant is om over te gaan op het digital access licentiemodel. Bijvoorbeeld als je niet of onvoldoende gelicentieerd bent voor indirect gebruik. Of als je binnenkort overstapt naar S/4HANA en daarmee ook je contract en licentiemodel omzet. Maar ook als je je licentiemodel wilt vereenvoudigen en actualiseren, kan het interessant zijn om over te stappen.
- Stel dan vast hoeveel digital access documenten je moet licentiëren. Wij adviseren hiervoor gebruik te maken van SAP’s gratis digital access evaluation service.
- Tot slot, betrek je SAP Account Manager en/of License Compliance Management bij het omzetten van je bestaande licenties naar het digital access licentiemodel.
Houd er rekening mee dat een combinatie van klassieke licentiëring en digital access licenties niet toegestaan is. Als je overstapt op het digital access licentiemodel, wordt al het indirect gebruik van de SAP Core volgens het digital access model verrekend.
Digital Access Adoption Programma
SAP moedigt overstappen op het nieuwe digital access licentiemodel aan, omdat veel licentiecontracten van klanten zijn verouderd en niet meer passen bij nieuwe toepassingen. Een van de manieren waarop SAP klanten aanspoort over te stappen, is met het Digital Access Adoption Programme (DAAP). Zie voor een uitgebreide uitleg van DAAP het blog dat de VNSG vorig jaar schreef.
Proactieve ondersteuning en service
Heb je hulp nodig om meer grip te krijgen op je softwarelicenties? Neem dan contact op met Vera Woltjes van het Licence and Compliance Management (LCM) team van SAP Benelux. Deze afdeling is onderdeel van SAP’s Global License Audit and Compliance (GLAC) organisatie. Het LCM-team adviseert en helpt je onder andere bij het interpreteren van jouw licentierechten -en benodigdheden.
Stappen in de goede richting
SAP for Me, het digital access licentiemodel voor indirect gebruik en het LCM-team helpen SAP-gebruikers meer grip te krijgen op hun softwarelicenties. Volgens de VNSG zijn dit stappen in de goede richting. De toekomst zal uitwijzen of deze ontwikkelingen SAP-klanten voldoende helpen om compliancy-problemen op te lossen en betere contracten met SAP af te sluiten.
