Enexis wil zijn logistiek wendbaarder maken om materialen betrouwbaarder en efficiënter uit te leveren. Daarvoor is het nodig om processen te versimpelen en te standaardiseren. Michel Wauters van Enexis vertelt hoe de transitie van de supply chain van SAP R/3 naar S/4HANA aan deze verbetering bijdraagt.
Enexis is een van de zeven netbeheerders die verantwoordelijk is voor het transport van gas en elektriciteit in Nederland. Mede door de energietransitie is het werk voor netbeheerders sterk toegenomen. Technisch personeel om alle taken uit te voeren, is echter schaars. Dat vraagt om extra efficiency en flexibiliteit.
Logistiek van topniveau
Michel Wauters is als Manager Operations/Supply Chain Management verantwoordelijk voor de materiaalketen van Enexis. Het gaat hierbij om 300 tot 400 miljoen euro materiaalomzet per jaar. Hij heeft de uitvoerende logistieke operatie omgevormd tot een internationale, ketengeoriënteerde Supply Chain Management-organisatie. Tevens is hij Business-owner van de Supply Chain-waardeketen. “We hebben voor SAP S/4HANA als ERP-oplossing gekozen om het huidige SAP R/3-landschap te vervangen,” vertelt hij. “De gehele Supply Chain-keten van Enexis Logistiek is overgegaan naar SAP S/4HANA. De nieuwe werkwijze helpt Enexis bij de materiaalvoorziening. Juist nu de vraag uit de markt door de energietransitie steeds groter wordt, moet onze logistiek van topniveau zijn.”
Schaars personeel en file op het energienet
“We hebben record op record in het werkpakket,” vervolgt Michel. “Er is een explosieve groei aan de vraagzijde door meer elektrische auto's en warmtepompen. En er is groei van decentraal aanbod aan elektriciteit op het net door zonnepanelen op daken en grote zonne- en windparken. Er is dus sowieso méér verkeer op het energienet én in plaats van éénrichtingsverkeer is er tweerichtingsverkeer. De versnelling is het laatste jaar nóg meer geaccelereerd. De ruimte die we op het elektriciteitsnet aan het creëren waren voor nieuwe bedrijven wordt inmiddels opgebruikt door consumenten. Zozeer zelfs dat er sprake is van file (congestie). Het energienet is vol, dus we moeten het uitbouwen.”
Groei in materiaalketen
Wat betekent dat voor de materiaalketen? Michel: “Meer transformatoren, slimme meters, verdeelstations, kabels, componenten voor laagspanning, etc. En dat terwijl zowel internationale leveranciersmarkten als ook aan de vraagzijde we steeds meer onzekerheden kennen. Bijvoorbeeld door de Oekraïne oorlog, de energiecrisis, COVID-19 en de stikstofcrisis. Bovenaan staat dat we naast veilig vooral betrouwbaar zijn. Het laatste dat we willen is dat áls we gaan bouwen het materiaal er niet is. Onze doelstellingen zijn groei in veiligheid, groei in materiaalvolume en groei in betrouwbaarheid. We bereiden ons voor op 75 procent groei in dagelijkse throughput in materialen in vijf jaar tijd, een groei naar 96 procent On Time In Full(OTIF)-leveringen en een groei op de Veiligheidscultuurladder naar een pro-actieve veiligheidscultuur. We zijn bij Enexis Supply Chain Management al gegroeid naar 175 FTE, maar de benodigde groei kunnen we niet alleen realiseren met meer mensen. We moeten ook meer grip op de hele keten krijgen: op vraag en aanbod. De overstap van papier naar volledig digitaal heeft hier een aanzienlijke bijdrage aan geleverd.”
Soepele werkprocessen
“We hadden in SAP R/3 al de modules Material Management (MM) en Extended Warehouse Management (EWM). Daar hebben we in SAP S/4HANA Transport Management (TMS) hardware zoals handscanners en labelprinters en een device inclusief software voor in de vrachtauto aan toegevoegd. Nu komt alle orderinformatie digitaal samen in het nieuwe SAP-systeem en sluiten de stappen in het operationeel planningsproces naadloos op elkaar aan. Dat begint al bij het bestellen van materialen in SAP S/4HANA,” licht Michel toe. “Via de handscanners krijgen medewerkers in het magazijn pick-orders door van de planner. Het planbord en de pick-formulieren zijn vervangen door een monitor en scanners. Voordelen zijn dat het sneller gaat en er voorspelbaarder gewerkt kan worden. Enkele andere ontwikkelingen staan nog in de planning. De vrachtwagenchauffeur krijgt de ritplanning op papier. Vanaf begin 2024 ontvangt de chauffeur de meest efficiënte routeplanning automatisch op een tablet en kan de ontvanger digitaal tekenen voor ontvangst. Uiteindelijk willen we toe naar een tijdslot van levering, zodat ontvangers weten waar ze aan toe zijn.”
Business in de lead, werkvloer enthousiast
“Vóór 2022 hadden we één centraal SAP-vervangingsproject,” vervolgt Michel. “Een business-gedreven implementatie waarin we mijlpalen hadden gedefinieerd. Daar hadden we een implementatiepartner bij die ons begeleidde. Later zijn we overgestapt op een decentrale benadering. We hebben nu veertien waardeketens: de business stelt zelf prioriteiten en stelt de benodigde deliverables vast.” Wat merk je hiervan? “Het helpt enorm,” antwoordt Michel enthousiast. “De afstand tussen IT en Business is fors gereduceerd. De Business is in de lead. Je kunt de impact veel beter managen. Het hele proces van ontwikkelen, bouwen en testen verloopt soepeler. De overdracht is sterk verbeterd. Ook de mensen op de werkvloer herkennen en erkennen dat. Dat is een groot compliment. Omdat de business er zelf aan heeft meegewerkt, hebben ze meer begrip voor wat opgeleverd wordt.”
Livegang onderschat
“De transitie is medio 2023 nog gaande maar in januari 2022 is een grote hoeveelheid functionaliteiten en SAP modules (EWM, TMS, MM) tegelijkertijd geïmplementeerd. De livegang hebben we echter enorm onderschat,” blikt Michel terug. “De complexiteit van zoveel verandering tegelijk was moeilijk te managen aan zowel de IT-zijde als de business-zijde. Een voorbeeld daarvan is dat we merkten dat het kennisniveau van processen en systemen te klein was met allerlei implementatie-issues als gevolg. In de huidige aanpak via de waardeketens hebben we deze werkwijze veranderd. We werken nu met kleinere, overzichtelijke stappen die we stap-voor-stap live brengen.”
Training on the job met super key-users
“Ook de wijze van testen en trainen is aangepast. Grotendeels zijn de eindgebruikers praktijkgerichte mensen met weinig affiniteit met IT. Sommigen hebben thuis geen pc. Voor hen is de stap groot,” licht Michel toe. “Zij gaan geen PowerPointpresentatie van tachtig pagina’s lezen om met het nieuwe systeem te kunnen werken. Ook een ‘knoppentraining’ via MS Teams is een brug te ver. Wat werkt dan wel? Training on the job waarbij ze in kleine groepen in de praktijk oefenen met het nieuwe systeem en de nieuwe devices. De hulptroepen zetten we er letterlijk naast. Zowel in de voorbereidingen als na implementatie zorgen we voor voldoende hulp die fysiek bij de gebruikers zit om alles uit te leggen. En te luisteren naar vragen, en waar zorgen of feedbackpunten zijn. Dit doen we onder andere met zogenaamde super key-users. Zij zijn hiervoor vrijgemaakt, kennen de werkprocessen en zijn ook in staat met IT te schakelen over de businesswensen.”
Aangepast aan de doelgroep
“Daarnaast houden we bij nieuwere implementaties de business-verandering bewust zo klein mogelijk. Op dit moment brengen we de Logistieke ServicePunten over naar SAP S/4HANA. Dit zijn kleinere magazijnen verspreid over het hele land. We gaan ‘as-is’ over van SAP R/3 naar SAP S/4HANA. Verbeteringen en optimalisaties doen we pas nadat we over zijn. Zo kunnen de gebruikers eerst aan het nieuwe systeem wennen. Kortom,” vat Michel samen, “we hebben de manier van werken en trainen aangepast aan de doelgroep. Op deze manier zijn de veranderingen kleiner en verlopen de meest recente implementaties nagenoeg vlekkeloos.”
Terugblik: keep it bloody simple
Tot slot de vraag aan Michel hoe hij terugkijkt op dit hele traject. Wat heeft hij ervan geleerd? Wat is achterafgezien echt belangrijk geweest? Waar kunnen andere bedrijven van leren in hun SAP-transities? Michel: “Onze belangrijkste les is geweest: ‘keep it bloody simple’. Een SAP vervanging is gewoon een hele klus voor zowel IT als de business. Een hoog ambitieniveau, onderschatting van complexiteit en ‘sunny-day denken’ kunnen zorgen voor een zware implementatie. Ons huidige adagium is dan ook: eerst met droge voeten de overkant halen, daarna gaan we optimaliseren. Dat bevalt erg goed waarbij ik vooral merk dat – in tegenstelling tot eerder – met name onze operationele medewerkers zelf erg enthousiast zijn over het traject. Ze begrijpen echt wel dat er soms zaken veranderen maar zij zijn niet geïnteresseerd in nieuwe systemen of veel nieuwe functionaliteiten. Zij willen vooral gewoon hun werk kunnen doen en de klanten helpen. Zij zagen vooraf dan ook erg op tegen verandering in hun werk, en vroegen zich af of ze dit allemaal wel konden. Maar nu zijn ze er trots op dat ze succesvol in de nieuwe omgeving werken. Ze geven aan dat ze het gevoel hebben dat er naar ze geluisterd is. Dat zou dan ook mijn belangrijkste tip zijn voor anderen: laat het werk zelf, en de mensen leidend zijn in de verandering. Dan roei je tijdens de implementatie met de stroom mee in plaats van ertegen in.”
_______________________________________________________________________
Blog: https://blog.vnsg.nl/nl/de-transitite-naar-sap-s4hana-binnen-de-supply-chain-van-enexis-0
Geïnterviewde: Michel Wauters, manager operations-supply chain management, Enexis
Interview: Frans van Hoesel, redactieraad VNSG
Tekst: Jon Hoofwijk
_______________________________________________________________________
