Bonnetjes, formulieren, kopietjes, enveloppen. De administratie van inkopen, declaraties en inleen bij Gasunie ging een aantal jaren geleden bijna helemaal op papier. Daar is geen sprake meer van. Gasunie beheert nu alle uitgaven digitaal. Resultaat: meer inzicht en controle op de kosten, minder kans op fouten en fraude.
Er zijn meer voordelen. Alle data staan op één plek, en compliance is makkelijk aan te tonen bij een audit. Via mobiel werkt invoeren en goedkeuren heel efficiënt. En via selfservice doen medewerkers zelf bestellingen, een centrale afdeling is overbodig. Om dit te bereiken maakt Gasunie een transitie door waarbij processen en SAP SaaS-oplossingen steeds meer worden geïntegreerd.
Met SAP Ariba om de inkoopprocessen te optimaliseren …
“Omdat bijna alles op papier stond, hadden we geen totaaloverzicht van onze uitgaven”, vertelt Erik Grave, applicatiemanager SAP Ariba bij Gasunie. “Contracten waren alleen op papier beschikbaar en daardoor niet makkelijk in te zien. De goedkeuring van een bestelling gebeurde ook op papier waardoor je niet kon altijd goed kon zien wat de status was. Het gevolg was dat mensen zelf lijstjes gingen bijhouden in Excel-bestanden.
Met SAP Ariba is ons tenderproces nu geautomatiseerd, waardoor elk contract digitaal beschikbaar is. De status van elke order is op elk moment zichtbaar, inclusief ontvangen facturen. Goedkeuring van orders gebeurt vooraf op basis van een vast goedkeuringsproces en tekenbevoegdheden. Daarvoor is er een koppeling tussen SAP ECC en SAP Ariba waarmee de goedkeuringsrollen, het organisatieschema en tekenbevoegdheden die in ons SAP ECC zitten ook beschikbaar zijn in SAP Ariba. Met deze gegevens wordt automatisch de juiste goedkeuringsflow opgebouwd. Heeft een medewerker niet de juiste bevoegdheid? Dan stuurt het systeem de order automatisch voor goedkeuring naar de manager.”
.. plus SAP Concur voor de administratie van personeelsuitgaven en declaraties …
De afhandeling van uitgaven en declaraties ging over verschillende schijven en kostte veel tijd. Die tijd van papieren bonnetjes is voorbij, het afhandelingsproces gaat nu helemaal digitaal. Medewerkers maken een foto van hun factuur of bonnetje met de mobiele app van SAP Concur. De declaratie gaat voor de goedkeuring automatisch naar de juiste manager en wordt automatisch getoetst aan de regels. Die regels hoeven nog maar één keer te worden ingevoerd. “Dankzij SAP Concur hebben onze managers een goed overzicht van wie wat declareert. Geen omslachtige procedures meer, minder gebruik van papier, minder kans op fouten en heel weinig zoekwerk voor het auditproces.” Lastig punt: medewerkers moeten uitgaven voorschieten en het kan vijf weken duren voordat ze het geld bij de salarisbetaling terugkrijgen. Dat kan voor medewerkers die regelmatig declareren voor bijvoorbeeld hotelovernachtingen een probleem zijn. “Daar proberen we nu een oplossing voor te vinden,” zegt Grave.