Met SAP-applicaties heeft Gasunie completer zicht op totale uitgaven
Bonnetjes, formulieren, kopietjes, enveloppen. De administratie van inkopen, declaraties en inleen bij Gasunie ging een aantal jaren geleden bijna helemaal op papier. Daar is geen sprake meer van. Gasunie beheert nu alle uitgaven digitaal. Resultaat: meer inzicht en controle op de kosten, minder kans op fouten en fraude.
Er zijn meer voordelen. Alle data staan op één plek, en compliance is makkelijk aan te tonen bij een audit. Via mobiel werkt invoeren en goedkeuren heel efficiënt. En via selfservice doen medewerkers zelf bestellingen, een centrale afdeling is overbodig. Om dit te bereiken maakt Gasunie een transitie door waarbij processen en SAP SaaS-oplossingen steeds meer worden geïntegreerd.
Met SAP Ariba om de inkoopprocessen te optimaliseren …
“Omdat bijna alles op papier stond, hadden we geen totaaloverzicht van onze uitgaven”, vertelt Erik Grave, applicatiemanager SAP Ariba bij Gasunie. “Contracten waren alleen op papier beschikbaar en daardoor niet makkelijk in te zien. De goedkeuring van een bestelling gebeurde ook op papier waardoor je niet kon altijd goed kon zien wat de status was. Het gevolg was dat mensen zelf lijstjes gingen bijhouden in Excel-bestanden.
Met SAP Ariba is ons tenderproces nu geautomatiseerd, waardoor elk contract digitaal beschikbaar is. De status van elke order is op elk moment zichtbaar, inclusief ontvangen facturen. Goedkeuring van orders gebeurt vooraf op basis van een vast goedkeuringsproces en tekenbevoegdheden. Daarvoor is er een koppeling tussen SAP ECC en SAP Ariba waarmee de goedkeuringsrollen, het organisatieschema en tekenbevoegdheden die in ons SAP ECC zitten ook beschikbaar zijn in SAP Ariba. Met deze gegevens wordt automatisch de juiste goedkeuringsflow opgebouwd. Heeft een medewerker niet de juiste bevoegdheid? Dan stuurt het systeem de order automatisch voor goedkeuring naar de manager.”
.. plus SAP Concur voor de administratie van personeelsuitgaven en declaraties …
De afhandeling van uitgaven en declaraties ging over verschillende schijven en kostte veel tijd. Die tijd van papieren bonnetjes is voorbij, het afhandelingsproces gaat nu helemaal digitaal. Medewerkers maken een foto van hun factuur of bonnetje met de mobiele app van SAP Concur. De declaratie gaat voor de goedkeuring automatisch naar de juiste manager en wordt automatisch getoetst aan de regels. Die regels hoeven nog maar één keer te worden ingevoerd. “Dankzij SAP Concur hebben onze managers een goed overzicht van wie wat declareert. Geen omslachtige procedures meer, minder gebruik van papier, minder kans op fouten en heel weinig zoekwerk voor het auditproces.” Lastig punt: medewerkers moeten uitgaven voorschieten en het kan vijf weken duren voordat ze het geld bij de salarisbetaling terugkrijgen. Dat kan voor medewerkers die regelmatig declareren voor bijvoorbeeld hotelovernachtingen een probleem zijn. “Daar proberen we nu een oplossing voor te vinden,” zegt Grave.
en SAP Fieldglass voor beheersen van kosten van extern en tijdelijk personeel …
De inleenmedewerker boekte voorheen gewerkte uren in SAP CATS en in de administratie van de eigen werkgever, de facturen verliepen via SAP Ariba, uitgaven voor lunch en overnachting kwamen weer in een andere stroom. Zo waren er meerdere stromen waarin kosten van extern personeel werden vastgelegd die ook met elkaar moesten kloppen. Met als gevolg een proces van printen, goedkeuring en controle op controle. “In Fieldglass doe je dat in één keer”, vertelt Grave. “De Fieldglass workorder wordt in SAP Ariba financieel goedgekeurd. De uren die de medewerker in SAP CATS boekt, worden geëxporteerd naar SAP Fieldglass en daar voert de medewerker ook zijn uitgaven in. Alle kosten worden vervolgens in één keer door de manager in SAP Fieldglass goedgekeurd waarna automatisch een factuur naar SAP Ariba wordt gestuurd. We hebben nu volledig zicht op wat een inleenmedewerker kost, omdat de kosten niet meer op verschillende plekken staan. Een andere reden voor de overstap naar SAP Fieldglass was ook de komst van de AVG. Cv’s van medewerkers zaten in SAP Ariba, maar deze applicatie heeft geen mechanismen om persoonsgegevens af te schermen of automatisch te verwijderen. Dit zit wel integraal ingebouwd in SAP Fieldglass.”
… krijgt Gasunie steeds completer zicht op de totale uitgaven
Gegevens worden nu één keer ingevoerd en staan heel overzichtelijk op één plek. Ze zijn van allerlei plekken benaderbaar. “Als de auditor met een vraag komt, halen we het antwoord zo uit het systeem. We kunnen de hele flow laten zien. We hebben nu veel meer controle over het proces. Een ander voordeel is dat de snelheid van betalen omhoog is gegaan, omdat de gemiddelde duur van het goedkeuren van een factuur is verkort. We staan bij veel bedrijven nu in de top 10 van snelle betalers.
Nu verder werken aan uitnutten en finetunen
“De basis voor total spend management ligt er. We willen het landschap dat we hebben nog beter gebruiken. We hebben de applicaties staan, nu moeten we ervoor zorgen dat de medewerkers ze zo goed mogelijk kunnen gebruiken. Via SAP Ariba kan iedere medewerker bestellingen doen, maar iemand die daar niet zo handig in is, kan denken: ‘Ik vraag de leverancier wel even om een offerte te maken’. Dat geeft extra werk aan de achterkant van het proces en dat willen we niet meer. Een andere stap die we nog willen zetten, is het gebruik van Concur Travel waarin medewerkers hun kosten voor dienstreizen verantwoorden en declareren. We denken ook aan SAP Analytics Cloud, dat kan een schil over de 3 applicaties heen leggen. En we verwachten voor 2024 over te gaan naar SAP S/4HANA. We kunnen de applicaties en processen dan nog beter integreren en optimaliseren en een volgende stap maken in total spend management.”
|
Tekst: Jon Hoofwijk Interview: Dirk-Jan Schenk
Is jouw bedrijf nog geen lid van de VNSG? Start een gratis proeflidmaatschap.
