Disruptie, continu veranderende marktomstandigheden en innovatie kenmerken de huidige markt waarop bedrijven opereren. Organisaties staan voor de uitdaging om zich snel aan te passen om relevant te blijven. Liever nog zijn ze het bedrijf dat disruptie teweeg brengt.
Idealiter transformeren bedrijven in een Intelligent Enterprise, een bedrijf met een robuuste ‘digitale kern’ maar tegelijkertijd met een wendbaar en flexibel karakter. Op die manier kunnen ze marktontwikkelingen volgen en zelfs voorblijven. Met SAP S/4HANA kunnen organisaties direct inspelen op de dynamiek van de markt en eindgebruikers optimaal ondersteunen in het nemen van de juiste beslissingen. Op die manier nemen bedrijven een voorsprong op de concurrentie, als die nog gebruikmaakt van traditionele ERP-systemen. Deze voorzien namelijk simpelweg niet meer in alles wat nodig is in de huidige digitale economie.
Veel organisaties zien de overstap naar SAP S/4HANA als een uitdaging. Vooral omdat het niet alleen een technische overstap is, maar het ook de kern van de bedrijfsvoering raakt.
Uitgebreide begeleiding beschikbaar
Ondanks de aanvankelijke terughoudendheid maken steeds meer bedrijven toch de overstap. En een heleboel andere bedrijven oriënteren zich erop en zoeken naar informatie over hoe zij de implementatie moeten aanpakken om optimaal profijt te hebben van de overstap. Speciaal voor hen heeft SAP, samen met de Amerikaanse User Group (ASUG) en de Duitse gebruikersvereniging (DSAG), een gids gemaakt met praktische tips en informatie: het 'SAP S/4HANA – Manifesto'. Volgens de gebruikersgroepen een must-read voor klanten die de consequenties van een migratie naar SAP S/4HANA willen begrijpen, en van grote waarde voor senior IT-executives, en IT- en projectmanagers.
Naast geschreven informatie is er ook een online programma - SAP S/4HANA Adoption Starter - waarmee organisaties inzicht krijgen in hoe de migratie zou kunnen verlopen. In een ‘virtual classroom’ krijgen deelnemers zes weken begeleid toegang tot tools om SAP S/4HANA beter te kunnen beoordelen, en kunnen zij onderling kennis uitwisselen met andere SAP-klanten. Dit is van grote waarde in de eerste fasen van het transformatieproces, zodat klanten niet alleen de bedrijfsvoordelen kunnen concretiseren, maar ook in staat zijn een goede roadmap uit te stippelen om de transitie van ERP naar SAP S/4HANA te managen.
De SAP S/4HANA Movement Journey
Wanneer de beslissing tot overstap eenmaal is genomen, is er nog een scala aan begeleiding en tools beschikbaar. In het ‘SAP S/4HANA Movement Programma’ worden klanten begeleid bij de volledige migratie en implementatie. Het doel is vooral om zo min mogelijk ontwrichting binnen de organisatie te creëren. Daarvoor biedt het programma vier stappen, waarin verschillende tools en services aan bod komen. We bespreken elke stap en alle hulpmiddelen.
Stap 1: Definieer de strategie
Om de behoeften en verwachtingen van de business in kaart te brengen, is het goed om SAP S/4HANA en de daarbij behorende waardeproposities voor verschillende industrieën beter te begrijpen. Hiermee wordt het fundament gelegd voor alle volgende stappen. Hiervoor stelt SAP de volgende middelen beschikbaar:
- Move in motion
Tijdens dit design thinking-evenement worden klanten van vergelijkbare bedrijfsgrootte of vanuit dezelfde branche uitgenodigd om deel te nemen aan gesprekken en sessies over de betekenis van de digitale transformatie voor de branche en de impact op hun bedrijf. Deze gesprekken worden gevoerd onder begeleiding van SAP-experts en geselecteerde partners.
- SAP S/4HANA kaartspel
Dit kaartspel maakt het mogelijk voor deelnemers om tastbare uitkomsten voor hun business inzichtelijk te maken, door middel van innovatie roadmaps, value maps, waardecalculaties en grafieken over de impact van de verandering. Het kaartspel is beschikbaar voor verschillende sectoren en bedrijfstakken.
- SAP S/4HANA Simulation by Baton Simulations
Deze dienst stelt deelnemers in staat om de kracht van realtime samenwerking tussen bedrijven te ervaren in een game-achtige omgeving. De spelers vormen teams van 10 tot 25 mensen en nemen het tegen elkaar op. In de game is ieder team verantwoordelijk voor een virtueel bedrijf. Gedurende het verloop van het spel zijn direct de resultaten van beslissingen van het virtuele bedrijf te zien.
Er zijn voor SAP-klanten nog extra tools en diensten beschikbaar om de waarde van SAP S/4HANA voor hun organisatie te bepalen:
- SAP S/4HANA business value advisor
Deze tool geeft de potentiële waarde aan van de impact van SAP S/4HANA voor de belangrijkste bedrijfsonderdelen. Na het selecteren van een branche en bedrijfsonderdeel krijgen klanten toegang tot een lijst relevante voordelen. Deze lijst kan klanten helpen om de voordelen en potentiële besparingen te evalueren.
- Innovation discovery voor SAP-producten
Klanten ontdekken software-innovaties per industrie, bedrijfstak en/of technologie. Zo leren ze kenmerken kennen waarvan ze anders het bestaan niet hadden geweten. Daarbij komen ze meer te weten over de geplande innovaties van SAP. Dit alles in een tool met een intuïtieve gebruikersinterface.
- Industry-specific value discovery assets
Whitepapers, en andere thought leadership en productgerelateerde content zijn toegankelijk via het SAP S/4HANA gedeelte van de sap.com website. Met deze informatie kunnen bedrijven ontdekken wat de meerwaarde is van SAP S/4HANA in hun specifieke branche.
Stap 2: Maak je eigen onderbouwing
Wanneer de branche- en productspecifieke mogelijkheden zijn verkend, volgt in deze stap een nadere analyse van de voordelen van SAP S/4HANA voor je eigen organisatie. Klanten willen uiteraard graag de meerwaarde van S/4HANA vaststellen voor hun organisatie en bekijken hoe SAP S/4HANA gaat helpen om hun bedrijfsdoelstellingen te realiseren.
Het upgraden van de traditionele ERP-architectuur kan al direct voordeel opleveren voor IT. De kans bestaat echter dat de business-stakeholders het lastiger vinden om zo’n grote verandering te rechtvaardigen, zeker wanneer zij de noodzaak of urgentie daarvan niet direct inzien.
Om een beslissingsimpasse te voorkomen, is het van belang dat beide kanten van de organisatie – IT en de business – inzien waarom er voor een nieuwe technologie wordt gekozen. Het is zaak dat niet alleen de directe meerwaarde duidelijk is, maar ook de waarde voor de komende vijf tot tien jaar. Daarnaast is het ook belangrijk dat de hele organisatie zich realiseert dat zij voorbereid moet zijn op een veranderende markt en daarvoor geschikte systemen voor bedrijfsvoering nodig heeft.
Het SAP S/HANA Movement-programma maakt het mogelijk om niet alleen de gebruikerseisen en -wensen te identificeren en de marktontwikkelingen die hierop van invloed zijn, maar ook om hiaten in de enterprise-architectuur op te sporen en te verhelpen, en sterke use cases te vinden.
SAP ondersteunt hierin met drie tools:
- SAP Business Scenario Recommendations for SAP S/4HANA
Een hulpprogramma ter onderbouwing van de business case dat huidige scenario’s en processen identificeert die direct voordeel hebben bij SAP S/4HANA. Door informatie te uploaden uit de huidige productieve SAP ECC-omgeving, wordt de actuele bedrijfsperformance geanalyseerd door het programma.
Het programma zet tijdens de implementatieplanning processen net zo hoog op de prioriteitenlijst als de infrastructuur en de database, wat organisaties in staat stelt om nieuwe business-scenario’s te ontdekken die inzicht geven in het volledige potentieel van de nieuwe generatie ERP. Ook geeft de rapportage inzicht in de specifieke context van de business. Deze resultaten helpen vooral om draagvlak te verkrijgen bij de directie.
- SAP Transformation Navigator
Dit tool voorziet in een duidelijke ‘productmap’ en ‘roadmap’ voor een digitale transformatie. De klant krijgt zicht op de impact van een transformatie op alle componenten van het huidige IT-landschap binnen het kader van hun business-prioriteiten. De tool biedt direct downloadbare rapporten met klantspecifieke aanbevelingen voor SAP-oplossingen, met daarbij een passend tijdspad voor de digitale transformatie. De rapportages geven inzicht in hoe een toekomstig ICT landschap er uit kan komen te zien, wat de eventuele waarde daarvan is voor de organisatie en hoe een pad daarnaar toe kan worden vormgegeven.
- SAP Readiness Check 2.0
Klanten hebben ook inzicht nodig in wat er nodig is qua implementatie. Wat zijn de technische en functionele vereisten om over te stappen op SAP S/4HANA? Met de SAP Readiness Check kunnen klanten beoordelen of de functionele en technische aspecten van hun huidige SAP ECC 6.x systemen voldoende zijn om de overstap in gang te zetten. Dit betreft actieve business-functies, compatibiliteit van add-ons, simplificatie-items en analyse van maatwerk.
De tool maakt een overzichtelijk rapport dat visualiseert hoe de migratie naar SAP S/4HANA de processen, functies, gebruikersinterface en datamanagement beïnvloedt. Deze informatie stelt bedrijven in staat om te bepalen wat de randvoorwaarden zijn, zoals voorwaarden aan software en infrastructuur, functionele implicaties voor SAP S/4HANA en maatwerkaanpassingen. Zo worden systeemconversie-fouten vermeden.
SAP biedt klanten extra advies en ondersteuning bij het gebruik van de desbetreffende rapporten en tools:
- SAP S/4HANA Adoption Starter Engagement
In een remote-omgeving leren klanten binnen zes weken hoe ze self-service tools kunnen gebruiken om business cases te bouwen voor een SAP S/4HANA-landschap. Een serie van sessies omvat alle kritische stappen voor de transitie, inclusief innovatie, strategie en projectplanning.
Daarnaast is er ruimte voor ‘peer-to-peer’ kennisuitwisseling. Bedrijven krijgen bijvoorbeeld inzicht in trends en innovaties binnen hun sector en onderzoeken value-drivers en strategieën.
- SAP S/4HANA Value Discovery Engagement
In deze interactie met SAP-experts deelt de klant – vertrouwelijk – haar strategie en behoeften. De SAP-experts vertalen deze in mogelijkheden en oplossingen. Daarnaast worden aanbevelingen gedaan en wordt besproken hoe dit de algehele bedrijfstransformatie beïnvloedt. De volgorde is afgestemd op SAP S/4HANA Adoption Starter Engagement, maar de inhoud is aangepast op de unieke situatie van iedere klant. Er zijn diverse formats beschikbaar voor verschillende detailniveaus van de roadmap.
Stap 3: Overweeg je opties
Om het beste pad naar SAP S/4HANA te bepalen, helpen SAP-experts en partners hun klanten om deployment-opties in kaart te brengen en de juiste implementatiestrategie te bepalen.
Deployment-opties
Is flexibele configuratie voor alle bedrijfsprocessen, aanpasbaarheid van het systeem en volledige controle over software-updates en infrastructuur belangrijk? Dan is een on-premise installatie meestal de juiste optie. Er zijn diverse modellen:
- Infrastructuur en platform zijn eigendom van de klant: bedrijven nemen zelf de verantwoordelijkheid voor gegevensbeveiliging, de technische basis, etc.
- Infrastructure-as-a-Service (IaaS): bedrijven zijn zelf verantwoordelijk voor de applicatiestack, maar kiezen een derde partij voor infrastructuurdiensten.
- Platform-as-a-Service (PaaS): bedrijven zijn zelf verantwoordelijk voor de applicatiestack, maar kiezen een derde partij voor infrastructuur- en platformdiensten.
Het alternatief is SAP S/4HANA als pure cloudoplossing met het Software-as-a-Service (SaaS)-model. Door voor SaaS te kiezen profiteren bedrijven van vooraf geconfigureerde inhoud met beperkte vrijheid voor configuratie. Deze keuze maakt het echter mogelijk om te profiteren van een periodieke innovatiecyclus (bijvoorbeeld 1x per kwartaal), uitgevoerd door SAP, waardoor altijd gebruik gemaakt kan worden van de nieuwste ontwikkelingen zonder grote risicovolle upgrades te hoeven doen.
Daarnaast hebben klanten de mogelijkheid om voor een hybride omgeving te kiezen, waarbij cloud- en on-premise-producten worden gecombineerd. Door deze keuzevrijheid krijgt ieder bedrijf de mogelijkheid om een IT-landschap neer te zetten dat precies voldoet aan wat nodig is om succesvol te zijn.
SAP zorgt ervoor dat alle nieuw ontwikkelde functionaliteit beschikbaar is in zowel cloud- als on-premise-omgevingen.
Implementatiestrategie
Er zijn verschillende opties om naar SAP S/4HANA over te stappen. Bij een nieuwe implementatie van SAP S/4HANA (greenfield), zetten bedrijven een nieuwe SAP S/4HANA-omgeving neer en migreren hun data vanuit het oude ERP-systeem. Deze aanpak is het meest geschikt voor organisaties die een frisse start willen maken en bij de overgang hun bedrijfsprocessen en bedrijfsmodellen willen heroverwegen. Hierdoor kan SAP S/4HANA zo worden ingericht dat men direct profiteert van de voordelen van SAP S/4HANA.
Een tweede optie is een systeemconversie, waarbij het bestaande ERP-systeem wordt omgezet in SAP S/4HANA. In dit proces kunnen bedrijven hun bestaande bedrijfs- en IT-processen vereenvoudigen en hebben ze eenmalig een downtime voor de conversie. Gegevens worden als onderdeel van de conversie overgebracht. Bij deze methode behoudt men bestaande configuraties en maatwerk, mits deze kunnen werken met SAP S/4HANA of eraan kunnen worden aangepast. De bestaande werkwijze wordt in eerste instantie zoveel mogelijk onveranderd overgenomen. Innovaties kunnen vervolgens stap voor stap worden gerealiseerd.
Het eerdergenoemde SAP S/4HANA Manifesto helpt bij het maken van gefundeerde installatie- en implementatiekeuzes die het best passen bij de bedrijfsdoelstellingen. Ook SAP S/4HANA Adoption Starter Engagement is in dit stadium nuttig, omdat het technische en best practice-richtlijnen biedt om beslissers de voordelen en consequenties van de verschillende deployment- en implementatiemodellen te laten begrijpen.
Stap 4: Bouw je toekomst
Als bedrijf zijn er verschillende afwegingen te maken als het aankomt op de implementatie.
Keuze van implementatie-lead
Om ervoor te zorgen dat de implementatie van SAP S/4HANA goed verloopt en de meerwaarde van het systeem volledig wordt benut, zodat ook de gebruikers optimaal kunnen omgaan met het nieuwe systeem, stelt SAP verschillende aanpakken beschikbaar. Het SAP Integrated Delivery Framework en de SAP Advanced Deployment service hanteren een vergelijkbare aanpak, maar hebben toch ieder een eigen meerwaarde. De SAP Partner Conversion Factories bieden systeemconversies van goede kwaliteit voor een vaste prijs.
SAP executietools
Een belangrijk doel is om tools te bieden waarmee SAP S/4HANA-projecten voor zowel klanten als partners eenvoudig te volbrengen zijn. Zoals bij ieder IT-project zijn een betrouwbare planning, een laag risico en een korte projectlooptijd met zo min mogelijk testcycli essentieel.
De topprioriteiten van SAP met betrekking tot conversieprojecten zijn:
- Geautomatiseerd aanpassen van maatwerk
- Zorgen dat 'de digitale kern' vrij is van maatwerk
- Minimaliseren van downtime met standaard tools, vooral voor middelgrote en grote systemen
Aan de andere kant zijn er drie essentiële onderdelen bij iedere nieuwe implementatie:
- Vooraf geconfigureerde best practices met SAP Model Company als fundament van het project
- Gegevensmigratie vanuit de oude systemen
- Eenvoudige integratie door gebruik te maken van SAP Cloud Platform
SAP Services
Organisaties willen SAP S/4HANA bij voorkeur snel implementeren, gebruik makend van kant-en-klare, vooraf geconfigureerde oplossingen en de jarenlange SAP-expertise van specifieke branches en alle verschillende bedrijfsonderdelen. SAP Model Company biedt al deze diensten en combineert ze met op maat gemaakte servicepakketten. Deze zijn flexibel en zijn bedoeld om zoveel mogelijkheid zekerheid te bieden. Ze worden aangeboden door SAP Value Assurance services.
Al deze onderwerpen komen ook aan bod in het SAP S/4HANA – Manifesto.
Klaar voor vandaag, morgen en daarna
Het SAP S/4HANA Movement-programma heeft als doel om de overstap naar SAP S/4HANA efficiënt en met minimale risico’s te volbrengen. Na implementatie biedt SAP service en ondersteuning aan organisaties die voorbereid willen zijn voor alles wat vandaag, morgen en in de toekomst op hun pad komt.
