Hoe helpt de S/4HANA Simulatie-game bij het tastbaar maken van S/4HANA?

Nog net voor de zomer hebben de focusgroepbestuursleden van de VNSG meegedaan aan de S/4HANA Simulatie-game. Begeleider van de game met circa 25 deelnemers was Koen van Sabben, Principal Transformation Consultant bij SAP. Ook Frans van Hoesel van de VNSG-redactie deed mee. Hoe werkt deze simulatiegame en wat is het nut ervan?

Succesvolle organisaties moeten zich tegenwoordig snel aanpassen aan een veranderende markt. Zulke flexibiliteit vraagt om leiders met de strategieën en middelen om snel te reageren en die veranderen tot een kerncompetentie kunnen maken. Techniek, waaronder software, is daarvoor niet toereikend. Het zijn uiteindelijk de mensen die snelle veranderingen mogelijk maken.

Dynamiek geeft energie
Frans van Hoesel over de S/4HANA Simulatie-game, ontwikkeld door het Canadese bedrijf Baton: “Het leuke ervan is dat mensen spelenderwijs met SAP S/4HANA in aanraking komen. Je gaat direct de statistiek en analyses in, je ziet meteen waar je staat. Voor je het weet, word je erin getrokken. Wat het heel spannend maakt, is dat je in teams speelt. Je strijdt dus tegen je collega’s. Dat competitie-element samen met de tijdsdruk, maakt het extra aantrekkelijk. Die dynamiek tijdens de simulatie geeft veel energie!” Koen van Sabben vult aan: “Het leerpunt is dat je vanuit verschillende disciplines moet samenwerken. Je kunt de game spelen zonder dat je daarvoor een training nodig hebt. Ik speel de game ook vaak met studenten en managers die nog niet weten hoe SAP S/4HANA werkt. Binnen twintig minuten snappen ze het! Met als belangrijk eindresultaat dat ze samenwerkingsverbanden hebben ontdekt en deze zelf in de praktijk hebben ervaren.”

Mindshift
Op de vraag wat het hoofddoel van de simulatiegame is, antwoordt Koen: “Je moet ervoor zorgen dat de deelnemers leren denken in end-to-end-processen. Die mindshift moet je zien te bereiken. Mensen die in de praktijk niet direct met SAP werken, hebben vaak geen idee hoe afhankelijk verschillende bedrijfsonderdelen zijn van elkaars informatie. Een voorbeeld: voor de grap kun je al je producten op de markt dumpen. Verkoop ziet de marktprijs dan meteen dalen. Een snelle reactie is gewenst. Waar grijp je dan in? Kopen we minder in? Investeren we in marketing? Dumpen we ook onze prijzen? Verschillende rollen met ieder hun eigen realtime informatie moeten nu samenwerken om een adequate strategie te bedenken. Maar ook daar kan het systeem je bij helpen: bijvoorbeeld door je te adviseren wat de beste prijs is. Het is heel erg leuk dat je verschillende scenario’s kunt uit proberen. Omdat elk team natuurlijk wil winnen, proberen de deelnemers van alles om het andere team te overtroeven. En omdat het een simulatiegame is, loop je daarbij geen serieus risico zoals in de praktijk.”

Bedrijfsstrategieën nabootsen
De simulatiegame bestaat uit drie rondes. Elke ronde neemt ongeveer 40 minuten in beslag, inclusief evaluatie van de ronde. “Soms wil een klant maar één ronde vanwege de tijd,” vertelt Koen. “In de game die wij gespeeld hebben met de VNSG, hebben we gekozen voor een groothandel die ‘ERP Snacks’ verkoopt: zes verschillende soorten mueslirepen. Doel van de game is om maximale winst te behalen.” In hoeverre is de simulatie waarheidsgetrouw? Is de game niet te versimpeld? Koen: “Het gaat om de begripsvorming. En het leuke van een simulatie is dat je bedrijfsstrategieën kunt nabootsen. Je kunt ook ongebruikelijke gebeurtenissen toevoegen. De corona-pandemie zou je bijvoorbeeld kunnen simuleren. Je kunt leveringsproblemen nabootsen en een dalende verkoop in kantines van kantoren en scholen vanwege het toegenomen thuiswerken.”

Ook voor universiteiten en hogescholen
Behalve de commerciële versie van de S/4HANA simulatie die bedoeld is om samenwerking te bevorderen, heeft HEC Montreal (https://erpsim.hec.ca/) ook een studentenversie. “Deze gebruiken ze op hogescholen en universiteiten om met SAP S/4HANA te leren werken,” licht Koen toe. “Studenten van tegenwoordig hebben geen zin meer in dikke manuals om met software te leren werken, ze leren het liever in de praktijk. Ze vinden het erg leuk en spelen het spel vaak maanden. Ze doen er ook allerlei ‘rare’ dingen mee. Wij speelden bij de VNSG de game als groothandel. Je kunt het ook als fabrikant spelen. Dan word je met andere uitdagingen geconfronteerd. Voor een mueslireep bijvoorbeeld heb je zes verschillende ingrediënten nodig. Maar wat doe je als de rozijnen moeilijk te leveren zijn? Als je daar zes dagen op moet wachten, terwijl de granen na twee dagen geleverd worden? De complexiteit neemt dan toe. Ga je het overschot dat op een gegeven moment ontstaat onder de kostprijs op de markt dumpen? Of besluit je om je assortiment in te krimpen? En in plaats van vijf verschillende smaken mueslirepen slechts twee smaken produceren?”

Show and tell wordt touch and feel!
Dat de simulatie behoorlijk overeenkomt met de realiteit, bewijzen de emoties die ontstaan tijdens het spelen. “Tijdens de game ontstaat ook stress,” lacht Frans. “In de eerste plaats, omdat iedereen wil winnen. Op het einde van de game beseffen deelnemers ineens dat ze met voorraad blijven zitten, waardoor ze winst mislopen. Een interessant onderdeel van de game is de evaluatie na elke spelronde. Daarbij wordt de toegepaste strategie bekeken en, indien nodig, aangepast voor de volgende ronde. Deelnemers die gewend zijn om met SAP ECC te werken worden geconfronteerd met realtime inzichten en met SAP Fiori: de gebruikersinterface van SAP S/4HANA. Vaak denken deelnemers dat dit nieuwe systeem slechts een upgrade is maar het geboden inzicht en de versimpelde user interface bieden een nieuwe manier van werken. Normaal levert omschakelen nog weleens weerstand op. Zodra gebruikers echter SAP S/4HANA hebben gezien en ervaren, willen ze er heel graag mee werken! Een innovatie wordt, kortom, concreet. Show and tell wordt touch and feel!”