Snel schakelen lukt niet met veel maatwerk

Jumbo over S/4 standaardisatie en maatwerk

Jumbo wil met behulp van de juiste technologie haar innovatieve vermogen verder versterken. Mede daarom stapt Jumbo over op een nieuwe manier van werken, zodat klanten de allerbeste winkelervaring krijgen. Jumbo wil voorop blijven lopen in de retailmarkt én kunnen blijven groeien en innoveren. Dat vraagt om een omvangrijke IT-migratie.

Jumbo stapt over van ECC naar S/4HANA (S4). Daarbij rijst de vraag in hoeverre je kunt terugvallen op een standaard SAP-functionaliteit en wanneer je maatwerk moet bijbouwen. Daarover sprak de VNSG met IT-architect Ton Duyser en Technical Pathfinder Steven Spronk.

Bij Jumbo denken we al snel aan Frank Lammers, familieman Bas, de eigenwijze Brabo, die lekker zichzelf blijft in een veranderende wereld. (Bas maken ze nie gek.) Of we denken aan onze eigen winkelervaring, de versbereide pizza’s en gezonde salades. Waar we niet direct bij stilstaan zijn de IT-systemen die dit alles mogelijk maken en die de snelle groei van Jumbo faciliteren. De tweede supermarktketen van Nederland heeft inmiddels meer dan 700 winkels, waaronder 8 foodmarkten, 17 Jumbo City gemaks-winkels en bijna 20 winkels in België.

Jumbo’s IT-afdeling bestaat uit zo’n zestig scrumteams. IT-architect Ton Duyser werkt er al aardig wat jaren en is vanaf het begin betrokken bij de uitrol van het S4-programma. Zijn collega Steven Spronk vervult de functie van Technical Pathfinder. Zijn expertisegebied is SAP. Spronk kijkt naar de toekomst van de SAP-systemen en naar nieuwe technologie die daar invloed op heeft. Duyser en Spronk gaven eind vorig jaar op VNSG Focus Online de presentatie ‘Stick 2 Standard en toch Jumbo!’. Die presentatie werd goed ontvangen. De presentatie beschrijft hoe Jumbo aan de ene kant standaardiseert in de core (S/4HANA) en aan de andere kant eigen specifieke functionaliteiten toevoegt.

De erfenis
Duyser: “Na de overname van Super de Boer in 2009 kwam het hele SAP-landschap in beeld. Daar zat veel maatwerk in en inmiddels lopen we tegen begrenzingen aan. Het maatwerk is lastig te onderhouden omdat niemand meer echt kennis heeft van de situatie destijds en waarom het toen ook alweer gebouwd is.” Spronk: “Als dat niet helder is, durf je er ook niet aan te komen.” Duyser: “Vandaar dat we, toen we een paar jaar geleden onze eerste winkel in België hebben geopend, wat nieuwe alternatieven tegen het licht hebben gehouden.”

Spronk: “In de jaren negentig was het uitgangspunt ‘u vraagt wij draaien’. Wat de business vroeg werd gebouwd. Met trots. Kijk eens wat we kunnen! Enerzijds is dat prima. Je wilt een functionaliteit die de business zo goed mogelijk ondersteunt. Maar je merkt ook dat je dan niet meer zo makkelijk kunt upgraden. En je kunt ook niet zo makkelijk mee met nieuwe innovaties. Uiteindelijk zit je vast aan wat je zelf gebouwd hebt. Met alle extra kosten van dien. Je hebt er geen grip meer op en dat leidt tot instabiliteit. Hoe langer je daarmee doorgaat, hoe groter de instabiliteit. De standaard van SAP verandert maar jouw maatwerk verandert niet mee. Het gat wordt steeds groter.”

Duyser: “Dat hebben we een aantal jaren zo gedaan. Als de business iets nieuws vroeg, kostte dat echter steeds meer tijd. Iemand van buiten moest zich eerst inwerken in het maatwerk en kon daarna pas beginnen met het bouwen van de nieuwe functionaliteit. Ik weet nog dat traditionele upgrades soms vijf of zes maanden in beslag namen. Alles lag dan stil, alleen het testwerk ging door. Dat wil je voorkomen. Wil je sneller, dan moet je naar de standaard toe. Standaard is voor ons voortaan het vertrekpunt. In België zijn we ‘schoon’ met S4 begonnen. Vervolgens gaan onze winkels in Nederland ook over. Dan zijn we gelijk van veel maatwerk af.”

De markt
De zoektocht van Duyser en Spronk heeft alles te maken met de dynamiek van de hypercompetitieve supermarktbranche, de behoeften en wensen van de consument en snelle introductie van nieuwe technologie. Spronk noemt de opkomst van machine learning en de snelle groei van online boodschappen doen.

De samenwerking met flitsbezorger Gorillas is daar een mooi voorbeeld van. Spronk: “We werken sinds vorig jaar met hen samen. Het is win/win. Via de Gorillas-app krijgen hun klanten toegang tot ons assortiment. En onze eigen online-klanten in de grote steden kunnen boodschappen straks snel thuis laten bezorgen door Gorillas. Om dit mogelijk te maken, moeten we snel kunnen schakelen. Daar kunnen we geen groot project voor optuigen dat jaren gaat duren. Vandaag besluiten, over twee weken starten, zo snel gaat het vandaag de dag. Snel schakelen is makkelijker met een systeem dat “schoon” is.”

Duyser: “Met het beschikbaar komen van S4 hebben we ook nieuwe mogelijkheden gekregen om het maatwerk buiten S4 om te ontwikkelen. Dat kan bijvoorbeeld met het Business Technology Platform (BTP) door gebruik te maken van de ‘side-by-side’-extensibility mogelijkheid. De integratie tussen S4 en BTP maakt het mogelijk om een functionaliteit te ontwikkelen die niet standaard ondersteund wordt en toch gebruik te maken van data die beschikbaar is in S4. Door gebruik te maken van zogenaamde ‘white-listed API’s’ kan data uit S/4 worden gelezen of vanuit de cloud naar S/4 worden weggeschreven. Keep the core clean, zeggen wij. Hou het zoveel mogelijk standaard tenzij maatwerk iets toevoegt, onderscheidend is en vanuit het BTP kan worden geïntegreerd.”

Design Authority
Voor een sterk fundament van S4 (met alleen noodzakelijk maatwerk) zijn bij Jumbo vier ontwerpprincipes geformuleerd: Standaard, Stabiel, Simpel en Snel. Duyser: “Om deze principes te bewaken hebben we een speciaal orgaan in het leven geroepen, de Design Authority. In de DA zitten acht collega’s van Jumbo en twee mensen vanuit SAP. Het werkt zo dat als de business iets wil dat niet in de standaard van S4 past, er altijd een maatwerkverzoek langs de DA moet gaan. Wat wil je maken? Waarom wil je het maken? Waarom kan het niet in de standaard? Wat zijn de alternatieven? We beoordelen het verzoek en keuren het goed of niet, soms met een aanpassing. Zo proberen we maatwerk terug te dringen zonder mogelijkheden onbenut te laten.”

In S4 is een “In-App extensibility” framework ingebouwd waarin ontwikkelaars toch hun eigen velden kunnen toevoegen en eigen tabellen kunnen maken. “Zodanig dat we er grip op houden”, aldus Spronk. “Dat maatwerk maken we met Fiori-apps. We wroeten niet meer zelf in de code. Dat doen de apps. Je hebt minder mogelijkheden maar je hebt meer grip. Verder hebben we side-by-side extensibility. Dat houdt in dat je maatwerk in de cloud zet. Wij hebben ervoor gekozen om daarvoor BTP in te zetten, omdat er vanuit SAP al veel voorwerk hiervoor gedaan is. We hebben hierdoor verschillende opties tot onze beschikking om ontbrekende functionaliteit met maatwerk te verrijken.
We hebben hierover goed nagedacht. We hebben scrumteams, maar gaan ook de kant van DevOps op. We willen dat onze teams zo autonoom mogelijk zijn. De SAP-core maakt, door het geïntegreerde karakter, het invoeren van DevOps-teams lastig. Het kleine stukje maatwerk van dat ene team kan invloed hebben op de gehele operatie. Als je naar DevOps wilt, moeten je stukken maatwerk atomair zijn en als micro-services toegepast kunnen worden. Wij gebruiken SAP Cloud Application Programming Model (CAP) om het maatwerk te maken en op BTP zitten alle services die we nodig hebben. Zo proberen we op allerlei manieren onze development-teams meer autonomie te geven.” Het S4 systeem wordt onderdeel van een Service Oriented Architecture, waarbij de data uit S4 wordt ontsloten via services. Deze services worden zoveel mogelijk realtime gevoed, door adoptie van Business Events en een Publish and Subscribe integratie architectuur. De data wordt door middel van die services ‘losgekoppeld’ van het bronsysteem, waardoor alle andere systemen de data kunnen raadplegen wanneer zij het nodig hebben. Dit leidt ook weer tot meer autonomie.

Jumbo City
Schrijver dezes is fan van Jumbo City. Wat merkt de klant straks in de winkel van alle technische verbeteringen? Spronk: “Met S4 kunnen we preciezer voorspellen hoeveel we van een product gaan verkopen. Je zult dus minder vaak een leeg schap aantreffen, minder vaak misgrijpen. Verder ontstaan nieuwe mogelijkheden met zogenaamde Electronic Shelf Labels (ESL), dat zijn elektronische schaplabels die volledig digitaal aangestuurd worden voor bijvoorbeeld prijslabeling van producten, labeling van ruimtes, bewegwijzering in gebouwen, oriëntatie in magazijnstellingen en begeleiding bij productieprocessen. Ook kunnen we meer gebruik maken van realtime prijsupdates. Dat hebben we nog niet op de planning staan maar het kan wel.”

De verbeteringen zijn onder meer te zien op de pda van de medewerkers op de winkelvloer. Duyser legt uit dat de pda straks meer realtime info zal bevatten. Dat heeft zo zijn voordelen. Duyser: “Dingen opzoeken in het kantoortje op de eerste etage zal steeds minder voorkomen. We gaan die informatie naar de winkelvloer brengen. Dat betekent dat er meer tijd is voor de klant. Ook wordt er straks beter voorspeld wat er op welk moment vers geproduceerd moet worden in de winkel en wat gedurende de dag bijgemaakt moet worden aan broodjes, pizza’s en salades.”

Het nieuwe systeem gaat een paar stappen verder dan het oude. Zo wordt bij het produceren van maaltijden in de winkel ook rekening gehouden met omgevingsfactoren, bijvoorbeeld het tijdstip dat een school in de buurt sluit, een staking van het openbaar vervoer of de invloed van een feestdag. Duyser: “Deze instore production-functionaliteit zit niet standaard in S4, die hebben we zelf als maatwerk bijgebouwd in de cloud. Doelstelling is dat de winkel realtime anticipeert op wat er gebeurt. De pda’s zijn al getest op croissants in een Jumbo in België. De voorspelling was preciezer dan we voor mogelijk hielden. Voor onze klant is dat goed nieuws. Als jij een broodje tonijnsalade komt kopen in de winkel, is de kans groot dat het net is gemaakt.”