Melkpoederproducent Vreugdenhil Dairy Foods is in 2020 overgestapt op SAP S/4HANA. Doel van deze verandering was om de transparantie in de bedrijfsvoering te verbeteren. Complicerende factoren waren dat de transitie plaatsvond tijdens de piek van de melkproductie en de uitbraak van Covid-19 in het voorjaar. Dankzij de energieke mindset van alle medewerkers en implementatiepartner Itelligence is het een succesvol project geworden.
Vanuit fabrieken in Barneveld, Gorinchem en Scharsterbrug en het hoofdkantoor in Nijkerk levert Vreugdenhil hoogstaande melkpoeders aan klanten overal ter wereld. Dat doet het bedrijf met 350 medewerkers, 900 melkveehouders en andere ketenpartners. Michiel Duim is Supply Chain Director bij Vreugdenhil. Hij vertelt over de transitie naar SAP S/4HANA.
Keuze voor SAP S/4HANA
Wat waren de redenen om voor SAP S/4HANA te kiezen? “De houdbaarheidsdatum van ons oude systeem Navision was verlopen. Zaken als vervoer en productie waren hierin gescheiden. Bij de selectie van een nieuw pakket hebben we gelet op wat het beste aansluit bij Vreugdenhil. We wilden een geïntegreerd pakket waarmee we klanten goed kunnen bedienen. We hebben een complexe supply chain; hoe krijg je die in een ERP-pakket? Verder zochten we een pakket dat zorgt voor een meer gedisciplineerde manier van werken. Een andere reden was dat een groot deel van de voedselindustrie werkt met SAP, wat het samenwerken vereenvoudigt. Ook onze implementatiepartner Itelligence had ons deze SAP-toepassing aanbevolen,” licht Michiel Duim toe.
Certificaten
Wat waren voorbeelden van knelpunten van de oude manier van werken? “De track & trace-functie liet te wensen over. Er was een gebrek aan transparantie in het oude systeem, maar ook de complexiteit van onze business was een punt van zorg. We hebben te maken met een proces van gras tot glas, van de boer tot en met de levering van melkpoeders in meer dan 130 landen.” Concreet noemt Michiel de analysecertificaten die klanten en landen vereisen en 100% foutloos met de goederen moeten worden meegezonden. Als er één cijfer verkeerd staat, dan stranden je goederen bij de douane. Die problemen moet je dan vervolgens aan de achterkant oplossen.”
Drie miljoen liter melk per dag in coronatijd
Het implementatietraject viel samen met de piek van de melkproductie in het voorjaar. De coronacrisis maakte het er ook niet gemakkelijker op. Veel mensen werkten vanuit huis aan het project. “Onze business moest gewoon doorgaan,” vertelt Michiel. “Een koe stopt niet met melk geven. En het gaat om meer dan drie miljoen kilogram rauwe melk per dag! Iedereen binnen ons bedrijf ging er echter voor, net zoals onze implementatiepartner Itelligence, waardoor het een succesvol project is geworden.”