Van administratieve vastlegging naar integrale aansturing - Implementatie S/4HANA bij Vreugdenhil
Melkpoederproducent Vreugdenhil Dairy Foods is in 2020 overgestapt op SAP S/4HANA. Doel van deze verandering was om de transparantie in de bedrijfsvoering te verbeteren. Complicerende factoren waren dat de transitie plaatsvond tijdens de piek van de melkproductie en de uitbraak van Covid-19 in het voorjaar. Dankzij de energieke mindset van alle medewerkers en implementatiepartner Itelligence is het een succesvol project geworden.
Vanuit fabrieken in Barneveld, Gorinchem en Scharsterbrug en het hoofdkantoor in Nijkerk levert Vreugdenhil hoogstaande melkpoeders aan klanten overal ter wereld. Dat doet het bedrijf met 350 medewerkers, 900 melkveehouders en andere ketenpartners. Michiel Duim is Supply Chain Director bij Vreugdenhil. Hij vertelt over de transitie naar SAP S/4HANA.
Keuze voor SAP S/4HANA
Wat waren de redenen om voor SAP S/4HANA te kiezen? “De houdbaarheidsdatum van ons oude systeem Navision was verlopen. Zaken als vervoer en productie waren hierin gescheiden. Bij de selectie van een nieuw pakket hebben we gelet op wat het beste aansluit bij Vreugdenhil. We wilden een geïntegreerd pakket waarmee we klanten goed kunnen bedienen. We hebben een complexe supply chain; hoe krijg je die in een ERP-pakket? Verder zochten we een pakket dat zorgt voor een meer gedisciplineerde manier van werken. Een andere reden was dat een groot deel van de voedselindustrie werkt met SAP, wat het samenwerken vereenvoudigt. Ook onze implementatiepartner Itelligence had ons deze SAP-toepassing aanbevolen,” licht Michiel Duim toe.
Certificaten
Wat waren voorbeelden van knelpunten van de oude manier van werken? “De track & trace-functie liet te wensen over. Er was een gebrek aan transparantie in het oude systeem, maar ook de complexiteit van onze business was een punt van zorg. We hebben te maken met een proces van gras tot glas, van de boer tot en met de levering van melkpoeders in meer dan 130 landen.” Concreet noemt Michiel de analysecertificaten die klanten en landen vereisen en 100% foutloos met de goederen moeten worden meegezonden. Als er één cijfer verkeerd staat, dan stranden je goederen bij de douane. Die problemen moet je dan vervolgens aan de achterkant oplossen.”
Drie miljoen liter melk per dag in coronatijd
Het implementatietraject viel samen met de piek van de melkproductie in het voorjaar. De coronacrisis maakte het er ook niet gemakkelijker op. Veel mensen werkten vanuit huis aan het project. “Onze business moest gewoon doorgaan,” vertelt Michiel. “Een koe stopt niet met melk geven. En het gaat om meer dan drie miljoen kilogram rauwe melk per dag! Iedereen binnen ons bedrijf ging er echter voor, net zoals onze implementatiepartner Itelligence, waardoor het een succesvol project is geworden.”
Resultaat
Het bedrijf krijgt nu met één druk op de knop inzicht in actuele cijfers over alle disciplines en afdelingen heen. Voorheen kostte het maken van rapportages veel meer tijd, en deze rapportages waren minder actueel dan nu. “Na de implementatie van S/4HANA maken we meer uren aan de voorkant,” licht Michiel toe. “We hebben de processen end-to-end beter in beeld; ze zijn voorspelbaarder geworden. Daardoor hebben we de foutmarge kunnen verlagen en hebben we een hogere klanttevredenheid. Anders gezegd: vroeger deden we meer aan firefighting, terwijl we nu meer doen aan gedisciplineerde preventie. Na de eerste maand waren de resultaten al zichtbaar: minder operationele verstoringen, wat leidt tot verbeterde klanttevredenheid! En we hebben de verwachting dat die trend zich voortzet.”
Valkuilen
Op de vraag wat de valkuilen waren in het project antwoordt Michiel: “Zorg ervoor dat je de business erbij betrekt want een SAP-implementatie is geen IT-aangelegenheid. Verder is het van belang dat je alle niveaus in de organisatie meeneemt. De stuurgroep zorgde voor een bedrijfsbreed commitment. Om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd werd gezien, hebben we eerst een blauwdruk van alle processen gemaakt. We hebben het project in fases opgeknipt en interactief gewerkt. Mensen in de business kwamen er bijvoorbeeld pas later achter hoe het werkt. Samen met de SAP-consultants konden we dan aanpassingen doorvoeren. Je moet dus niet rigide blijven vasthouden aan de blauwdruk, anders kun je niet meer bijsturen. Verder zijn we zo dicht mogelijk bij standaard SAP-oplossingen gebleven.”
Governance van data
Vreugdenhil is per locatie live gegaan, waarbij oude data is meegenomen. “We hebben een periode met twee systemen gewerkt. We zijn niet met een schone lei begonnen. De beschikbare data hebben we verrijkt en opgeschoond en naar het nieuwe systeem gebracht. Om al die masterdata over te krijgen is een techniek an sich.” Dat had ook consequenties voor het aantal medewerkers werkzaam in data governance: “We hebben een data governance model opgezet, waarbij het aantal medewerkers is verdubbeld van 1 tot 1½ fte naar 3 fte. Deze governance van data hebben we in een vroeg stadium al ondersteund met de workflowoplossing Winshuttle.”
Efficiency- en verdiepingsslagen
Vreugdenhil is tevreden met SAP S/4HANA en het verloop van de implementatie. In de toekomst wil het zuivelbedrijf nog enkele efficiency- en verdiepingsslagen doorvoeren. “Zo zijn we met een workflowtooling bezig om het dataproces rondom artikelen te versnellen, zodat de doorlooptijd voor het aanmaken van een nieuw artikel kan worden verkort. Daarnaast zijn we nu de mogelijkheden van business intelligence aan het ontdekken, en willen we systemen aan elkaar koppelen om aan klantzijde zaken verder te versoepelen. We kijken met vertrouwen naar de toekomst”, aldus Michiel.
Lessons learned
Wat waren de do’s en don’ts van deze implementatie? Michiel somt terugblikkend de leerpunten op. “De focus op kwaliteit en prioriteiten is heel belangrijk. Daarbij moet je niet alles vast willen leggen. Veranderende inzichten kunnen je helpen. Laat verder tijd en geld niet de bepalende factor zijn, maar zoek vanuit kwaliteit en flexibiliteit. Dat leidt tot een beter resultaat en dus ook tot kostenbesparing. Creëer een projectomgeving waarin niet alles rigide vastligt. Bedenk dat er nog geen tientallen jaren ervaring met SAP S/4HANA en Fiori is. Blijf ook niet hangen in een verouderde procesomgeving met nieuwe systemen. Pas je processen aan naar de nieuwe werkelijkheid en de logica van je nieuwe systeem.”
Als het gaat om de keuze tussen maatwerk, zodat de business niet aangepast hoeft te worden en tussen standaarden dan adviseert Michiel om uit te gaan van standaarden. “Scheid ook hoofd- en bijzaken, zodat het proces blijft lopen en je tijdig live kunt gaan. Rapportages via SAP Analytics Cloud hebben we pas in een later stadium geïmplementeerd. Natuurlijk is stuurinformatie wenselijk, maar die is niet noodzakelijk voor de operatie”, besluit Michiel.
|
Over Vreugdenhil |
Geïnterviewde: Michiel Duim, Supply Chain Director bij Vreugdenhil Dairy Foods. Michiel is na 1 april 2021 niet meer werkzaam bij Vreugdenhil.
Interview: Frans van Hoesel, VNSG
Tekst: Jon Hoofwijk, IT-tekstschrijver
