Checklist licenties en indirect gebruik SAP
Veel SAP-gebruikers komen tijdens SAP-licentie audits voor verrassingen te staan. De oorzaak: er is geen volledig of accuraat beeld bij het indirect gebruik van SAP. Ook bij het aankopen van nieuwe licenties is het vaak onduidelijk waar rekening mee gehouden moet worden. In dit blog noemen we de belangrijkste punten waar je rekening mee moet houden bij het aanschaffen van nieuwe licenties en het indirect gebruik van SAP.
Algemene licentie- en auditzaken
SAP-contracten zijn veilig en ‘niet-modificeerbaar’ opgeslagen
Afgesloten contracten worden door SAP aangeleverd als PDF-documentatie. Deze contracten bevatten hyperlinks die verwijzen naar de online documenten van SAP. Op het moment dat de inhoud van een document wijzigt, dan verandert automatisch de hyperlink op de website van SAP én die in het contract. Dit betekent dat bepaalde voorwaarden waarvoor getekend is, niet meer in het contract staan.
Houd er rekening mee dat online verwijzingen tussentijds veranderen. Print alle online documenten waarnaar de contracten verwijzen, of sla ze digitaal op in een archief als ‘niet-modificeerbaar’ document.
Alle correspondentie die is uitgewisseld over licentie- en auditzaken, is vastgelegd
Archiveer alle correspondentie die is uitgewisseld met SAP over licentie- en auditzaken. Bewaar niet alleen correspondentie via e-mail, maar leg ook de telefonische en persoonlijke gesprekken met SAP vast in een verslag. Deze verslagen dienen als bewijs wanneer afspraken niet worden nageleefd.
Het is bekend welke data wel en niet gedeeld mogen worden met SAP volgens het bedrijfsbeleid van de organisatie
Ga er vanuit dat SAP tijdens contractonderhandelingen of licentie-audits zo veel mogelijk informatie wil vergaren. Wees ervan bewust dat niet alle kaarten op tafel gelegd hoeven te worden. Wij adviseren om alleen informatie te delen die van belang is voor het overeengekomen contract met SAP.
Het indirect gebruik van SAP
De processen tussen SAP en andere applicaties binnen het IT-landschap zijn in kaart gebracht
Breng de processen tussen SAP en andere applicaties binnen het IT-landschap goed in kaart. Belangrijk is om ook de kostenindicaties per proces omtrent indirect gebruik mee te nemen. Op deze manier komen de kosten van indirect gebruik tijdens het ontwerp van een SAP-oplossing in beeld.
Op basis van onderzoek zijn er eigen oplossingen gepresenteerd aan SAP
Presenteer, na de eigen interne analyse, de te implementeren oplossing en mogelijke alternatieven aan softwareleverancier SAP. Laat de opties valideren voordat er wordt overgegaan tot aankoop en implementatie. Hiermee wordt voorkomen dat de gevolgen pas bekend worden na het maken van een keuze.
SAP heeft de kosten geverifieerd
Vraag vooraf of tijdens een project aan SAP om de kosten voor indirect gebruik te specificeren. Schat met elkaar in wat het aantal benodigde documenten zal zijn en bepaal aan de hand hiervan de licentiekosten. Let op: zorg ervoor dat gemaakte afspraken bij besprekingen met SAP altijd schriftelijk worden vastgelegd.
Blijf in control tijdens SAP-licentie audits
Door met bovenstaande punten rekening te houden, verminder je eventuele zorgen omtrent licentie- en auditzaken en zorg je ervoor dat het beheer van SAP goed is geregeld.
Heb je vragen over de checklist of het nieuwe licentiemodel voor SAP indirect gebruik? De VNSG biedt een platform voor VNSG-leden waar SAP-gebruikers hun vragen en ervaringen kunnen delen en op die manier van elkaar kunnen leren.
Is jouw bedrijf nog geen lid van de VNSG? Start een gratis proeflidmaatschap.
