SAP User-Group Executive Network (SUGEN) bestaat vijftien jaar. Coby Hendriks, VNSG Bestuurslid Internationale samenwerking en verantwoordelijk voor de samenwerking met SAP bij de Rijksoverheid, stapte vijf jaar geleden als vrijwilliger aan boord. Coby is vanuit het VNSG-bestuur verantwoordelijk voor samenwerking met user-groups wereldwijd en afstemming met SAP. Een boeiend spel van beïnvloeding op nationaal, Europees en wereldwijd niveau. “Om dingen te verbeteren, hebben we gebundelde krachten nodig.”
SUGEN werd in 2007 opgericht om de uitwisseling van informatie en het delen van best practices tussen 22 gebruikersgroepen wereldwijd te bevorderen en de samenwerking met SAP voor strategische onderwerpen te coördineren. Het SUGEN-netwerk is verspreid over alle continenten. De missie is om een krachtige en internationale stem te geven aan SAP-gebruikers en een open, eerlijke dialoog op gang brengen tussen leden en SAP over strategische kwesties om nieuwe technologie vooruit te helpen en toe te passen.
Online en face-to-face ontmoeten de leden van SUGEN elkaar enkele keren per jaar om nieuwe ontwikkelingen en thema’s te bespreken. Voor Coby Hendriks is het alweer het vijfde jaar dat ze als vrijwilliger haar kijk op het vak deelt met de andere leden. In november 2017 werd zij in de algemene ledenvergadering gekozen als vertegenwoordiger voor de VNSG. De setting van SUGEN is haar op het lijf geschreven want ze houdt van cultuurverschillen en gelooft sterk in het belang van best practices uitwisselen “om van elkaar te leren. Een keer per maand is er een online overleg waarvoor ook vertegenwoordigers van SAP worden uitgenodigd. En twee keer per jaar is er een face-to-face meeting van drie dagen. Die kostbare tijd wordt gebruikt voor het uitwisselen van best practices en voor gesprekken met boardmembers van SAP.
Strategische agenda
SUGEN staat voor executive exchange met SAP én voor onderlinge samenwerking en kennisdeling tussen de user groups om meer waarde te kunnen leveren voor de leden. SUGEN-leden kunnen voorafgaand aan een SUGEN-bijeenkomst hun strategische onderwerpen indienen. Coby: “We brengen onderwerpen in waarmee we zelf bezig zijn en die uit focusgroepen naar voren komen. In vorige bijeenkomsten hebben we bijvoorbeeld gesproken over de overname van nieuwe bedrijven door SAP, zoals Qualtrics. Wat vindt men daarvan? Wat levert zo’n overname op? Terugkomende thema’s blijven zich ontwikkelen. Kijk naar S/4HANA. Dat thema staat al een tijdje op de agenda maar we voeren nu totaal andere gesprekken over S/4HANA dan een paar jaar geleden. Het gaat nu meer over de doorontwikkeling naar de cloud. November 2022 vond een face-to-face meeting plaats. Op het programma stonden onder andere ‘sustainability’, ‘artificial intelligence’ en ‘digital supply chain’. Ook actualiteiten rond S/4HANA en BTP werden besproken.”
Delen van ervaringen
Leren van elkaar, dat is een continu proces waarbij iedere inbreng welkom is. Coby vertelt hoe die uitwisseling bij SUGEN werkt: “Als VNSG hebben wij bijvoorbeeld best veel ervaring met het organiseren van events. Daarin zijn we misschien verder dan sommige andere user-groups. Zij leren van ons hoe we dat aanpakken en hoe wij onze leden bereiken. Omgekeerd leren wij ook van hen, bijvoorbeeld over hoe zij nieuwe leden vinden. We sparren ook samen over het behouden van leden en over de collectieve inkoopactie van de learning hub. Deze uitwisseling is erg inspirerend en vaak heel praktisch. In coronatijd moesten de bijeenkomsten ineens online. Maar hoe? Met elkaar deden we ideeën op.”
Onafhankelijk netwerk
SUGEN is een onafhankelijk netwerk. Dat is belangrijk volgens Coby: “We kunnen het soms best oneens zijn met SAP. We willen een kritisch tegengeluid laten horen om de dialoog op gang te brengen over zaken die meer duidelijkheid vragen. Het helpt nu eenmaal als je elkaar beter begrijpt. De nieuw opgedane inzichten geven we weer terug aan de VNSG-leden. Zo van: ‘Kijk, we weten nu wat SAP wil.’ In het verleden was dat lang niet altijd duidelijk. De manier van communiceren van SAP was best wel gericht op shareholdervalue en veel minder op klantbelang.” De Global User Groups Organization van SAP is een van de aanspreekpunten voor SUGEN. Ook zijn er goede contacten met CEO Christian Klein zelf. Coby: “Christian ziet het belang van een goede relatie met SUGEN. Dat helpt enorm als we andere boardmembers of strategische executives van SAP willen spreken. Met de hulp van Christian kunnen onze onderwerpen op een goede plek in de organisatie landen. Ja, daar zijn we best trots op.”
Mooi dat de deuren steeds makkelijker opengaan bij SAP. Maar dat is geen doel op zich. Op welke punten heeft SUGEN de afgelopen jaren echt resultaat geboekt? Coby hoeft niet lang na te denken. Ze noemt verbetering van klantportalen en klantinformatie en licensering: “De hele discussie over indirect gebruik heeft geleid tot de digital access-definitie plus documentlicenties.” De discussie heeft zich in de loop der jaren ontwikkeld. In het begin leek indirect gebruik vooral een bedreiging voor SAP-klanten. Nu is het volgens Coby een ease of doing business-topic: “SAP heeft de zorgen en kritiek getoetst en kwam met een digital access-model. Dat was al een verbetering maar er waren nog onduidelijkheden en risico’s, zoals dubbele licenties. Daar hebben we met SUGEN aan gewerkt en daar profiteren SAP-gebruikers nu van. Om dit soort zaken te faciliteren, hebben we een lange adem nodig.”
Klantcases RISE en BTP
Het effect van sparren met elkaar ziet Coby terug op alle niveaus. De energie die in SUGEN wordt gestoken, vloeit ook terug naar de VNSG-leden. Coby licht toe: “Als we beter weten waar SAP naartoe wil, kunnen we beter anticiperen. Dat vertaalt zich voor de VNSG-leden in concrete kennissessies, thema-evenementen, interessante gastsprekers en mooie klantcases.” Want om relevante klantcases zitten veel VNSG-leden verlegen. Bij de introductie van RISE was dat aanvankelijk een probleem. Coby: “RISE is best een lastig begrip. Het is geen product of dienst maar een propositie. Wat is het? Hoe helpt het klanten verder? Bij SAP hebben we erop aangedrongen dat dat verhaal, en de positie van klanten en partners, duidelijker moest worden neergezet. Ook hebben we aangestuurd op klantcases. Niet alleen van grote global spelers, maar ook van kleinere bedrijven, zodat kleine VNSG-leden zich er ook in kunnen herkennen. Voor BTP geldt hetzelfde: goede klantcases kunnen het verschil maken. Het moet geen salesverhaal zijn. Zo van: ‘Koop BTP en je probleem is opgelost.’ Het gaat om concrete praktijkervaringen.’’
Met meer uitwisseling van ervaringen en meer verbindingen tussen focusgroepen wil Coby nog meer waarde uit SUGEN halen. Maar het succes staat en valt uiteindelijk met de mindset van de SUGEN-leden. Dat is best een dingetje. Coby: “De uitdaging is meer interactie halen uit alle user-groups binnen SUGEN. We zien namelijk vaak dat deelnemers iets komen halen en veel minder iets komen brengen. Daarin kunnen we de volgende slag maken.”
Meer weten over SUGEN? Neem contact op met de VNSG. Coby Hendriks staat je graag te woord.
