Het maakt niet uit welke rol je hebt vervuld. Maar als ervaren projectteamlid zul je de volgende situatie zeker herkennen: Je team heeft hard gewerkt aan de configuratie van de oplossing, de tests zijn succesvol afgerond en alles staat klaar om ‘live’ te gaan. Maar al snel blijkt dat de eindgebruikers tegen allerlei problemen aanlopen. Ze overstelpen de key users met vragen en ook de telefoon van de helpdesk staat roodgloeiend. Waar ging het mis?
Volgens mij ligt de focus nog te vaak op de meer tastbare en ‘harde’ factoren van het project: processen, applicaties, taken en verantwoordelijkheden. Dat is logisch, want op dat domein voelen projectleiders en stuurgroepen zich veelal thuis. Deze factoren kunnen in harde en meetbare KPI’s worden uitgedrukt en passen zo prima in hun voortgangsrapportages. Trainingen zorgen er uiteindelijk voor dat eindgebruikers vol vertrouwen leren door het systeem te navigeren en hoe SAP hun rol in de organisatie ondersteunt.
Om succesvol live te kunnen gaan is alleen het trainen van gebruikers onvoldoende. Adoptie (of verandermanagement) is minstens zo belangrijk. Dit zijn de ‘zachtere’ en veelal als ongrijpbaar gedefinieerde factoren als cultuur, leiderschap en weerstand. Toch verdienen ze aandacht. Prosci concludeerde dat het 7x waarschijnlijker is dat de projectdoelen worden gehaald als een organisatie voldoende aandacht schenkt aan verandermanagement (Prosci, 2024).
Verandermanagement zorgt ervoor alle gebruikers van de eerste introductie van de veranderingen naar volledig gebruik van de nieuwe oplossing te brengen, om er zo voor te zorgen dat de beoogde projectdoelen worden behaald. In de SAP-projectmethodologie, Activate, worden niet voor niets specifieke activiteiten en producten beschreven die bijdragen aan de adoptie.
Denk hierbij aan duidelijke en doelgerichte communicatie om zo de weerstand te verminderen en acceptatie te stimuleren. Daarnaast is het belangrijk om inzichtelijk te maken wat de vastgestelde impact van het project is op het werk van de eindgebruikers. En helpt om actief de betrokkenheid van de juiste stakeholders te managen.
Een goed uitgevoerd trainingsprogramma legt de basis voor een soepele transitie, terwijl een doordachte adoptiestrategie de integratie tussen de oplossing en de organisatie bevordert. Verandermanagement zorgt er zo voor dat eindgebruikers ondersteund worden bij het omarmen van de veranderingen die op hen af komen. Die zullen zo zachter landen in de organisatie.
De combinatie van training en adoptie voorkomt teleurstelling dat de doelen van het project niet gehaald worden. Het project is geen doel op zich, maar moet toegevoegde waarde leveren en bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. De combinatie is in mijn ogen onmisbaar voor een succesvolle live-gang van uw SAP-project.
Meer weten? In onze sessie met de VNSG in het najaar gaan we dieper in op deze en andere aspecten die de kwaliteit van een SAP-project verhogen. Meer informatie en inschrijven voor deze sessie volgen gauw.
Richard Benschop
Services Solution Advisor Training & Adoption
richard.benschop@sap.com
Bekijk hier het video Mission User Adoption.
Vindt hier je toegang tot SAP Learning Hub met een speciale aanbieding van VNSG.