Analytics (Business Intelligence) is een van de grootste en oudste focusgroepen van de VNSG. De groep is opgericht in het jaar 2000 en telt ongeveer 720 leden. Onderwerpen die aan bod komen zijn onder andere Data Warehousing & Enterprise Information Management, Reporting & Analytics, Big Data, Internet of Things & Machine Learning en Enterprise Performance Management. Frans van Hoesel van de VNSG-redactie sprak met voorzitter Jack Bijl en secretaris Vincent Beumer van de focusgroep Analytics.
“Het leuke aan analytics is dat het heel breed kan zijn,” vertelt Jack. “Je kunt te maken krijgen met alle functionele gebieden. Analytics wordt ook steeds belangrijker, omdat bedrijven steeds meer datagedreven worden. Data grijpt steeds meer in op de primaire processen. Er ontstaat een cyclus. Op basis van data die beschikbaar komt, maak je analyses. Je komt tot een aantal conclusies, waarmee je verbeteringen in je processen gaat doorvoeren.”
Onderbuikgevoel toetsen
Vincent kan zich daarin vinden: “Het maakt niet uit voor welk bedrijf je werkt, welke branche of welk bedrijfsproces. Overal komt data uit die je kunt gebruiken om dingen slimmer te doen. Je kunt beter je koers bepalen maar ook op operationeel niveau wordt data steeds beter toepasbaar. Je kunt data steeds meer voor je laten werken. Op basis van historische gegevens kun je de data automatisch een proces kan laten vervolgen in een bepaalde richting. Dat betekent dat je niet meer hoeft te varen op je onderbuikgevoel - wat heel veel managers nog steeds doen. Daar hoeven we ook niet vanaf maar het is wel goed om beslissingen te onderbouwen met data, zodat je deze kunt toetsen.”
De focusgroep
Wat voor een activiteiten organiseert de focusgroep? Jack: “Dat kunnen events zijn met presentaties van consultancy-organisaties, bij voorkeur met een klantverhaal waarin ervaringen worden gedeeld. We hebben ook events die georganiseerd worden vanuit het hoofdbestuur, zoals het Focus Online congres. Volgend jaar staat Connect to Innovate weer op de planning. Ook daar leveren we een bijdrage aan. En elk jaar maken we een trip naar Walldorf, zodat we een goede afstemming hebben met productmanagement, roadmaps, et cetera. Heel interessant zijn ook de cross events waarin een aantal focusgroepen samenwerken. Zo was er afgelopen september de themamiddag Better Together in Eindhoven die we samen met de focusgroepen Enterprise Asset Management en Data Management hebben georganiseerd.”
Fysiek versus online
Vincent: “Sinds corona zien we wel dat leden kritischer zijn op hun tijdsbesteding. Enerzijds worden er veel events ingehaald nu elkaar fysiek ontmoeten weer kan. Maar we hebben ook concurrentie van online events. Leveranciers, waaronder SAP, geven veel webinars die technisch-inhoudelijk van aard zijn. Ik denk dat we ons vooral moeten onderscheiden met klantervaringen: gebruikers van de software die hun ervaringen en lessons learned willen delen. Daar is echt heel veel vraag naar. We willen het zo laagdrempelig mogelijk maken voor mensen om over hun ervaringen te vertellen. Niet alle leden geven echter dagelijks presentaties, terwijl ze wel heel interessante ervaringen hebben opgedaan die erg de moeite waard zijn om te delen. Mensen zijn nog weleens terughoudend met het argument dat hun project nog niet live is, of niet succesvol live. Maar ja, dat is in geen enkel bedrijf zo. Deel gewoon wat je hebt geleerd, dat straalt nooit negatief op je af. Integendeel, het is voor gebruikers heel interessant om, voordat ze een project starten, te horen hoe een ander dat gedaan heeft. Waar hij tegenaan gelopen is. En hoe hij dat opgelost heeft of gaat oplossen.
IT-technisch of business
Analytics voegt veel waarde aan de business toe. Dus je zou verwachten dat er vanuit de business veel belangstelling is? Jack: “We zien over het algemeen meer IT’ers en minder mensen met een business-achtergrond. Met de nieuwere producten merk ik wel dat de scheidslijn tussen de business en IT kleiner wordt. Bijvoorbeeld bij producten als SAP Analytics cloud en SAP Data Warehouse Cloud: daar zit een aspect van self service in. SAP heeft een jaar of acht gelden de lijn ingezet om zich volledig op cloud te richten. Met analytics zit je aan de achterkant: we moeten data vergaren en die data kan in allerlei systemen zitten. De uitdaging is om al die data op een goede manier te organiseren en samen te voegen. Dat is tachtig procent van het werk van analytics. De overige twintig procent zit hem in het visualiseren van de data, en de acties die je aan de conclusies van je analyses koppelt.”
Data in diverse systemen
Een andere trend die je ziet, is dat data niet alleen meer in eigen systemen zit maar bijvoorbeeld ook op internet in de cloud. Dan lijkt het ook belangrijk om die data zodanig te kunnen bewerken dat je ook kunt interpreteren wat daar gebeurt. Zien jullie ook een verschuiving van tooling om dat goed te kunnen doen? “De vraag is inderdaad hoe je dat beheersbaar houdt,” beaamt Jack. “Je ziet dat er heel veel soorten tooling gebruikt worden. Het hangt ervan af: wie doet wat? En of je een single point of truth wilt hebben.” “Als je mensen bij bedrijven laat uitspreken wat hun ambitie is, zeggen ze dat ze met het hele bedrijf datagedreven willen zijn,” vult Vincent aan. “Het liefst zouden ze het meest datagedreven bedrijf van Europa willen zijn. Een mooi ambitie maar als je kijkt hoe capabel de mensen zelf zijn om data te begrijpen, om one version of the truth te hanteren en te houden, dan kun je alleen maar concluderen dat dat nog niet hand-in-hand gaat. Er is nog heel veel werk te verrichten om ervoor te zorgen dat mensen echt begrijpen waar het over gaat. Data is vaak complex en bedrijven zijn vaak complex. Er zijn interpretaties gedaan om tot een waarheid te komen. Als je mensen een dataset geeft die ze zelf verder moeten brengen naar hun eigen inzicht, dan moet je er rekening mee houden dat ze hier en daar een filter verkeerd kunnen zetten. Of dat er nuanceverschillen optreden. Dat zijn grote uitdagingen binnen organisaties.”
Eigen waarheid
Als het gaat om self service kan er geleerd worden van het verleden, volgens Vincent: “Eerder zag je dat ook bij Excel. Mensen deden een dump naar Excel, gingen daarmee aan de slag en vonden dan hun eigen waarheid. Die mensen kwamen naar dezelfde meeting met allemaal hun eigen Excel met een totaal ander wereldbeeld. Dat zie je nu ook weer gebeuren. Er zijn standaardrapportages neergezet die de waarheid zijn. Vervolgens leggen mensen er een schil overheen met een self service. En dan heeft iedereen zijn eigen wereldbeeld. Het is cruciaal dat men zich daarvan bewust is binnen bedrijven. En dat mensen daar afspraken over maken. Dat de hoofdverantwoordelijke aangeeft: ‘Hey, dit is de waarheid. En hiermee gaan we naar onze meetings toe om datagedreven besluiten te nemen. Als jij of je collega’s verdere analyses doet, is dat natuurlijk prima, maar die zijn niet rechtsgeldig in onze meetings.’ Dat soort afspraken moet je echt maken. Sommige bedrijven zijn daar verder mee dan andere. Ik vind het erg interessant om te horen en te zien in meetings wat de ambitie is. En hoe deze zich verhoudt tot bijvoorbeeld het kennisniveau van de organisatie. Hoever zijn ze? Hebben de mensen nog veel training nodig? Hebben ze de benodigde tooling ervoor in place? Allemaal cruciale zaken om op basis van data goede beslissingen te kunnen nemen.”