Met deze drie tips en gezond verstand hou je SaaS simpel
Door Alexander Noels, Nexperia
Software as a Service (SaaS) maakt ons leven een stuk makkelijker. Het werkt out of the box. Geen lastige implementaties meer. Nooit meer eindeloos bouwen. Systemen die altijd up-to-date zijn. Maar is het allemaal wel zo simpel? Ik denk van wel. Als je mijn drie tips volgt en vooral je gezond verstand gebruikt.
Ik ben al een tijdje werkzaam in de SAP wereld. De voorbije jaren werkte ik in verschillende rollen bij verschillende bedrijven. Ik werkte voor Philips Semiconductors, voor NXP en tegenwoordig voor halfgeleiderfabrikant Nexperia. De afgelopen jaren was ik steeds nauw betrokken bij de implementatie van uiteenlopende systemen, ook van SAP. Aanvankelijk ging het vooral om on-premise of gehoste systemen die je zelf grotendeels op maat in kon richten. Dat is nu anders. Als nieuwe, gewenste functionaliteit geen directe bijdrage levert aan het primaire proces, kiezen we voor een SaaS-oplossing. Recent was ik bijvoorbeeld betrokken bij de uitrol van SAP Concur bij Nexperia.
De belofte van SaaS
Iedereen doet je geloven dat SaaS fantastisch is. Software as a Service werkt out of the box. Je hoeft de knop alleen maar om te zetten en het draait. En omdat je met standaardsoftware en best practices werkt, kun je hartstikke snel aan de slag met software van wereldklasse.
Tot op zekere hoogte ga ik mee in die gedachte. Concur is software van SAP voor het declareren van reiskosten. Als gebruiker hoef je bijvoorbeeld alleen maar de bon van een hotel te fotograferen en te uploaden naar het systeem, om een volledig kloppende reisdeclaratie in te dienen. Een declaratie die achter de schermen ook nog keurig in de juiste systemen belandt, waar nodig uitgesplitst naar verschillende soorten onkosten, inclusief de bijbehorende btw-percentages. Dat soort intelligentie kan Concur inbouwen door te leren van de input die vele duizenden reizigers wereldwijd in de systemen stoppen.
Tip 1 - Verdiep jezelf in de oplossing
Ja, een SaaS-oplossing als SAP Concur zit boordevol krachtige mogelijkheden en slimme standaardprocessen. Toch moet je, voor je aan de slag gaat met het inrichten van Concur, eerst een aantal zaken heel goed begrijpen. Wat is bijvoorbeeld een policy? Wat is een expense type? En wat zijn de verschillen per land tussen de diverse expense types? Wat kan Concur allemaal wél en wat kan de software allemaal niet? Mijn tip: verdiep jezelf behoorlijk in je SaaS-product. Zorg dat je kennis up-to-date is. Draait de software? Volg dan de juiste trainingen en train je mensen in het gebruik van de oplossing. Alleen dán kun je alles uit je investering halen.
Tip 2 - Hou het simpel
De processen zijn er al en daar moet je je ook écht aan houden. Dat is het voordeel van SaaS. Tegelijkertijd heb je binnen die standaard nog steeds geweldig veel keuzemogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan zoiets eenvoudigs als het accorderen van een declaratie. Is één akkoord voldoende? Of moeten meerdere mensen hun akkoord geven voor de declaratie betaald kan worden? Dit zijn zaken die je vooraf heel goed op een rijtje moet zetten. Beperk jezelf hier echter ook in. Je kunt jezelf namelijk helemaal gék configureren. De mogelijkheden zijn eindeloos en voor je het weet maak je het jezelf hartstikke moeilijk, bijvoorbeeld door hele complexe approval workflows in te richten. Is het écht nodig dat ál die mensen hun akkoord geven? Prima. Kan het simpeler? Maak het dan meteen eenvoudiger. SaaS is vooral simpel als je het zelf simpel houdt.
Tip 3 – Maak het simpel voor je gebruikers
Jouw tool blijft zich voortdurend ontwikkelen, mede aan de hand van de ervaringen van duizenden gebruikers wereldwijd. Als je Software as a Service afneemt, kun je er zeker van zijn dat er elke paar maanden nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen. Ik probeer daarom voortdurend op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen en informatie actief op te halen, ook als je - net als wij bij Nexperia - met een service partner werkt die de IT-support op zich neemt. Het is wel slim om wat focus aan te brengen. Ik richt me graag op zaken die het gemak voor de gebruikers vergroten. Dat helpt me enorm bij het kiezen van de juiste sessies tijdens events als SAP Concur Fusion. Bovendien: hoe simpeler je het voor je gebruikers maakt, hoe liever ze met de software werken.
Samenvattend: gebruik je gezonde verstand
Software as a Service maakt ons leven per saldo veel makkelijker. Het is echter te makkelijk om te denken dat de software out of the box probleemloos draait. Door in de software te duiken en je in de materie te blijven verdiepen, nemen jouw team en jij veel betere beslissingen. Laat je niet verleiden door alle mooie, uitgebreide, geavanceerde meegeleverde processen, maar beperk je tot de best practices die voor jouw organisatie écht toegevoegde waarde bieden en zorg voor zo veel mogelijk eenvoud. Besteed aandacht aan de user experience en zorg dat je gebruikers zo min mogelijk frictie ervaren bij het gebruik van de oplossing. Als je deze tips volgt en je gezonde verstand blijft volgen, komt het helemaal goed tussen jou en SaaS.
