Met SAP SuccessFactors Human Experience Management kunnen bedrijven hun HR-strategieën transformeren en uitbreiden. De HXM-suite kan worden gebruikt om personeel te vinden, te trainen en te managen. Het is ook mogelijk om feedback van medewerkers te combineren met operationele data om inzicht te krijgen in hun werknemerservaringen.
Bart Potter is voorzitter van de VNSG focusgroep HR en Lead Innovation & Strategy van Nextmoves: een onderneming die zich toelegt op het leveren van geïntegreerde HR-dienstverlening. Nextmoves maakt primair gebruik van de cloudsoftware SAP SuccessFactors. Jeroen Allonsius is als Principal Service Advisor Cloud HCM werkzaam bij SAP SuccessFactors. De VNSG-redactie sprak met hen over hun ervaringen met Human Experience Management: de nieuwe benaming voor Human Capital Management (HCM).
Diversiteitsbeleid
Van welke data maakt de HXM-suite gebruik? “Als je in een HR-systeem staat, zijn je gegevens bekend, bijvoorbeeld geslacht en geboortedatum,” vertelt Jeroen. “Zaken als huidskleur, ras of een handicap zijn minder normale zaken; niet iedereen vindt het prettig als dat in een systeem is opgenomen. Bovendien mogen bijzondere persoonsgegevens niet in alle landen worden opgeslagen. In Nederland hebben we veel meer regels dan in de meeste landen: bijvoorbeeld de Wet verbetering poortwachter. Vanwege de privacywetgeving AVG/GDPR houden we ook bij wie welke data kan inzien en daadwerkelijk inziet.” Bart: “Een andere uitdaging is hoe je tot zinnige dashboards komt. Hoe maak je bijvoorbeeld van diversiteit en andere zachte gegevens een dashboard? Als je verschillende data zoals recruiting, onboarding, performance management en ziekte met elkaar gaat combineren, leidt dat tot informatie die effect kan hebben? Kunnen we mensen daardoor beter laten presteren? Betalen we die mensen beter? Actueel is ook de gender gap: is er een kloof tussen wat we mannen en vrouwen betalen voor hetzelfde werk? Een interessant voorbeeld is de belastingdienst in het Verenigd Koninkrijk. Met de SuccessFactors Workforce Analytics Talentflow metrics wordt in kaart gebracht hoe talent zich door de organisatie heen beweegt. Je kunt dan zien of fulltimers eerder worden gepromoveerd dan parttimers. Aangezien fulltimers vaker mannen zijn, zegt dat ook iets over het genderbeleid. Dat zijn interessante gegevens, net zoals locaties en functiegebieden.”
High Potentials behouden
Op de vraag in hoeverre er daarbij gebruik wordt gemaakt van Artificial intelligence (AI) antwoordt Jeroen: “Nog niet veel. Met Artificial Intelligence (AI) zouden we bijvoorbeeld ‘stille’ medewerkers kunnen vinden die belangrijk zijn, maar onopgemerkt blijven. Als die medewerkers goed presteren maar toch weggaan, is dat vaak rampzalig. Veel organisaties stoeien met de vraag hoe je HR-data, financiële en andere bedrijfskritieke data met elkaar combineert. Het is moeilijk om datasources aan elkaar te knopen. HR-data is immers anders gestructureerd dan financiële data. Bij HR-data ontstaat er pas een transactie, zodra er iets wijzigt in de functie of persoonsgegevens en dat is niet iedere maand. Historische trends geven weer hoe een organisatie zich ontwikkelt.” “Met slicing en dicing kun je die informatie alsnog uit een dashboard halen,” vult Bart aan. “Bij data-slicing neem je als het ware een bepaalde dwarsdoorsnede (slice) van de data. Bij data-dicing neem je een bepaalde reeks uit een volledige gegevensset. Bijvoorbeeld: Wat is de Risk of Loss? Wie verlaat na een jaar het bedrijf? Is er een verband met leeftijd, salaris, hoge of lage functie? Met filters en selecties kun je eveneens vraagstukken oplossen. Met een voldoende grote dataset is het mogelijk om te voorspellen wie snel weg zal gaan. Als je je High Potentials wilt behouden, dan is er aardig wat mogelijk. Alle relevante data zijn in het planningsproces te verwerken.”
S/4 (ERP) of SuccessFactors?
Welke data haal je uit SAP Human Capital Management for SAP S/4HANA (ERP) en welke uit SuccessFactors? Bijvoorbeeld wanneer je Business Intelligence (BI) op planningsmodellen wilt doen. Jeroen: “Je moet data opslaan in een Business Warehouse (BW). Daar komt de AVG/GDPR weer om de hoek kijken. Er moet sowieso beveiliging omheen. De data die je haalt, kan bijvoorbeeld op afdelingsniveau worden geaggregeerd.” “Er zijn verschillende strategieën,” vervolgt Bart. “SAP SuccessFactors Employee Central met SAP S/4HANA Cloud, Essentials Edition kun je vergelijken met data-replicatie naar een S/4-systeem, on-premise, personeelsadministratie. Payroll kun je aansturen vanuit SuccessFactors. S/4 wordt dan puur als rekendoos gebruikt. Lift en shift is een van de mogelijkheden om je payroll-applicatie en bijbehorende data naar de cloud te migreren.”
Integraties
Vroeger zat alles in je SAP Human Capital Management. Nu zijn er vier systemen. SAP Analytics Cloud (heeft zelf geen data), SuccessFactors, SAP S/4HANA met SAP HR en Payroll-cloud. Hoe werken die samen? “Deze vier systemen integreren mooi,” stelt Jeroen. “Voor rapportages kun je ze aan elkaar linken. Daarvoor moet je wel verschillende bronnen aanpakken. De overstap is zo te maken. Tijdschrijven in SuccessFactors is beter, maar haalt het niet bij SAP. Een internationale organisatie zou het liefst één systeem voor de hele wereld hebben. Voor finance en logistiek is dat te realiseren, maar voor HR lukt dat niet. Een ander voorbeeld: Tata Steel zou graag ook capaciteit meenemen bij zijn planning. Maar mag HR aan maintenance gekoppeld worden? Als je met alle wetten rekening houdt, mag je niets.” Bart gaat hier echter niet in mee: “Het systeem houdt daar al rekening mee: die gegevens die je wettelijk niet mag verwerken, zijn niet ingevuld in het systeem.” Maar is het dashboard dan nog bruikbaar? Jeroen: “Als data is geaggregeerd is deze anoniemer. Allianz is bijvoorbeeld een organisatie die bestaat uit honderden kleine bedrijven die de administratie niet allemaal op dezelfde wijze doen. Bijvoorbeeld: hoe omschrijf je de reden van een verplaatsing naar een andere positie? Voor grote bedrijven is het lastig een goed headcount of fte’s te bepalen. Waar valt iemand met verlof onder, of iemand die tijdelijk naar een ander onderdeel is verplaatst? Wanneer is iets een transfer en wanneer een promotie? Hoe ga je dat rapportagewijs doen?”
Over organisatie heen kijken
Een ander aandachtspunt zijn de definities die van land tot land kunnen verschillen. Bart: “Fte’s zijn een internationale definitie maar overtollig of ziek niet. In Nederland bepaal je bijvoorbeeld zelf wanneer je weer beter bent, in België daarentegen bepaalt de dokter dat. Ook het vergelijken van salaris is lastig. Met hetzelfde salaris beschik je in het ene land over meer koopkracht dan het andere. Bovendien wordt niet in alle landen even zorgvuldig geadministreerd. Rapportages komen vaak als laatste. Je moet echter vooraf nadenken waar je over wilt rapporteren,” adviseert Bart. “Als je bijvoorbeeld historisch wilt rapporteren, heb je historische data nodig. Als je historische data wil meenemen, dan moet die getransporteerd worden.” Jeroen: “Basic zaken kun je benchmarkten maar het overige is heel bedrijfsspecifiek en moeilijk te internationaliseren. Je moet over organisaties heen kijken. Kijk op hoog niveau hoe je kunt benchmarken.”