Voor elke organisatie die SAP gebruikt, gaat vroeg of laat de vraag spelen: hoe switchen we naar S/4HANA? SAP biedt twee opties: migreren of (her)implementeren. Maxeda DIY koos voor een migratie van SAP ECC naar S/4HANA, Jumbo koos voor een implementatie. Tijdens een bijeenkomst van de VNSG Focusgroep Retail bij SAP Nederland vertellen Nantko Vos (Maxeda DIY) en Herman Logtenberg (Jumbo) over hun ervaringen. “We hebben de basis gelegd om een echte omnichannel-organisatie te worden.”
De aftrap is voor retailconsultant Eric de Veer van SAP. Hij spreekt een zaaltje toe met zo’n vijftien bezoekers: IT-managers van grote en kleinere bedrijven. Allemaal zijn ze gebrand op meer informatie over S/4HANA. Want ja, waar begin je aan? De Veer haalt in zijn presentatie flink wat kou uit de lucht maar is ook realistisch: “Overstappen kan in bepaalde gevallen al in drie maanden, dat hangt af van allerlei facetten. Hoe schoon is je data? Hoe groot is je database? In de praktijk blijkt dat er gemiddeld een jaar voor moet worden uitgetrokken.”
Over het beginpunt kan geen misverstand bestaan volgens De Veer: “Het begint allemaal met de readyness check op onze portal. Daarmee krijg je inzicht in de implicaties van een overstap. Aan de check is ook een advies gekoppeld over het te kiezen scenario. De check kun je vandaag nog installeren.”
De grote switch
Maxeda DIY is die eerste stap al lang voorbij. De marktleider in dhz-winkels (en moederbedrijf van Praxis, Brico en BricoPlanit) heeft 376 winkels en bijna 7.000 medewerkers in de Benelux en maakte onlangs de overstap van SAP ECC naar S/4HANA. Nantko Vos vertelt daarover: “We zijn op tijd in mei 2016 met voorbereiden begonnen. We wisten dat we iets met onze processen moesten, hebben uitgebreide sessies gehad, blueprints uitgewerkt en eind 2017 een besluit genomen. Ter voorbereiding is al in 2017 SAP CAR geïmplementeerd. Vervolgens is SAP ECC in twee stappen gemigreerd, eerst in 2018 naar Suite on HANA en vervolgens in april dit jaar naar S/4HANA versie 1709.”
Uit het verhaal van Vos blijkt dat de overstap nogal gecompliceerd was. Er moest immers pionierswerk worden verricht. Vos: “Uit de tests bleek dat Maxeda DIY het eerste retailbedrijf ter wereld is dat naar S/4HANA migreert. Alle grotere issues waren retailspecifiek. Naast SAP ECC moesten ook zes van de twaalf SAP-satellietsystemen (bijvoorbeeld SAP CAR) op 2 april bijgewerkt worden. Daardoor was dit een uiterst complexe go-live. Wat ons bij de migratie heel erg heeft geholpen is dat we zoveel mogelijk data hebben opgeschoond en gearchiveerd en daardoor de database tot 2TB hebben kunnen verkleinen. Ook de beslissing om versie 1709 in plaats van versie 1610 te gebruiken heeft ons veel opgeleverd.”