Damen Shipyards Group is recentelijk begonnen met het implementeren van SAP S/4HANA als hun nieuwe ERP-systeem. Deze zomer is de eerste divisie, Damen Yachting, live gegaan. Zij zijn nu in staat om luxe jachten te bouwen met de ondersteuning van een geïntegreerde planning, logistiek en financiële afhandeling. De volgende roll out is inmiddels begonnen: bij de Naval divisie.
Damen Shipyards Group is groot geworden met standaardisatie en het op voorraad leveren van schepen, waardoor de levertijd kort is. Om verdere groei te verankeren, op te kunnen schalen en de efficiency te verhogen, staat modernisering hoog in het vaandel bij Damen. Dat betekent dat er veel aandacht is voor het digitaliseren en harmoniseren van bedrijfsprocessen en technologie, inclusief aandacht voor de mensen die er mee werken.
Eén schip, tienduizend onderdelen
Het bouwen van een schip is een langlopend proces om uiteindelijk één eindproduct te maken. Daarbij denk je niet direct aan een ERP-pakket. Dat wordt immers vaak in een productieomgeving gebruikt, waar veel herhaling plaatsvindt, steeds dezelfde grondstoffen en veel gelijke eindproducten. Het bouwen van een schip daarentegen is een complex project. Geen enkel schip is hetzelfde en in één schip zitten wel tienduizend onderdelen die in verschillende systemen en ruimtes worden opgebouwd. Design en engineering is de bron, daarna moeten al die inkopen en assemblages in het planningsproces op elkaar worden afgestemd; en dat is waar de ERP-software het verschil kan maken.
Multicompany-bedrijf
Op dit moment gebruikt het concern bij veel divisies de ERP-software van het Zweedse IFS. Dat pakket past niet langer bij de wensen en noden van het Nederlandse multicompany-bedrijf met meer dan dertig werkmaatschappijen in binnen- en buitenland. Een upgrade van IFS-versie 7.5 om de functionaliteit, schaalbaarheid en flexibiliteit te verbeteren, zou veel maatwerk vergen. Het is echter niet het enige ERP-pakket: op enkele werven wordt nog gewerkt met Exact en Trimergo. Bij Damen Schelde Naval Shipbuilding en bij Damen Yachting werkt(e) men met Baan, het tegenwoordige Infor.
Keuze voor SAP S/4HANA
Hoe is het selectieproces gegaan? Waarom hebben jullie voor SAP gekozen? “Drie belangrijke onderdelen hebben uiteindelijk de doorslag gegeven,” vertelt Han Coenraad, projectmanager IT bij Damen Shipyards. “In de eerste plaats het multicompany-verhaal. Bij het bouwen van een schip maken we gebruik van de expertise van andere scheepswerven, en van teams van engineers op verschillende locaties wereldwijd. Daarbij zijn ook partners betrokken. We hebben dus een ERP-systeem nodig dat activiteiten kan ondersteunen die over meerdere bedrijven zijn verdeeld. Een tweede criterium was het Buyer supply model waarmee we logistiek spullen verschepen naar de werven, vaak in het buitenland, die uiteindelijk de scheepscasco’s gaan bouwen. En tenslotte het open integratieplatform van SAP S/4HANA dat een betere koppeling mogelijk maakt met ons nieuwe CAD PDM-platform Dassault 3DExperience (Computer Aided Design - Product Data Management) en onze projectplanningsapplicatie Primavera.”
Stap-voor-stap implementatie
Omdat een migratie naar een nieuw ERP-systeem nogal ingrijpend kan zijn, is er niet gekozen voor een big bang maar een stap-voor-stap implementatie. De projectverantwoordelijkheid ligt volledig bij Damen zelf. Han: “We maken daarbij in het project gebruik van seniore consultants uit de markt. Het project is opgedeeld in functionele streams, zoals Record to Report (R2R), Order to Cash (O2C) en Purchase to Pay (P2P). De projectteams bestonden uit één of twee functionele consultants per stream, key users en een technisch team in India. Het project kenmerkt zich door pragmatiek met een ‘niet kletsen, maar leveren’-mentaliteit.” Vooraf is een template opgezet in SAP met de basisprocessen die alle Damen-divisies kunnen gebruiken. De gebouwde template is nu in productie gegaan bij de divisie Yachting, met ongeveer vierhonderd gebruikers, vooral in Nederland. De oplossing is zo veel mogelijk ‘plain vanilla’, dus zonder complex maatwerk. Doel hiervan was om de integrale samenwerking rondom de scheepsbouwprojecten te ondersteunen, ook over de divisies heen. Nu wordt er uitgerold naar andere divisies en worden innovaties toegevoegd.
De Business meekrijgen
Het meekrijgen van de Business in een IT-project is vaak bepalend voor het succes. Onno Wiltink, consultant logistiek: “De overgang naar het nieuwe systeem en een nieuwe manier van werken was groot. Tijdens en na de implementatie worden de medewerkers geconfronteerd met de integraliteit van het nieuwe systeem.” Hoe is er draagvlak voor gecreëerd? “We hadden een verhouding van acht key users op twee consultants. Met zoveel key users heb je al een groot deel van de community in je project zitten en is de acceptatiegraad ook al hoger,” licht Han toe. “Achteraf gezien waren we echter wel heel erg gefocust op de technische oplossing. Daardoor zijn we de impact van de veranderingen wat uit het oog verloren. Een aantal maanden voor Go Live hebben we dit onder leiding van een nieuwe change manager opgepakt. Hierdoor hebben we nog veel zaken kunnen bijsturen.”
Supply Chain Report
“We hebben onze tanden in de details gezet,” vervolgt Onno, die als SAP-consultant vanuit ITvisors bij de implementatie betrokken is. “Een aantal key users haakte echter minder snel aan. Als consultant is het soms lastig precies te tonen hoe het proces werkt, in een keten van processtappen, bijvoorbeeld het zogenaamde ‘Supply Chain Report’. Omdat de scheepsbouw ‘Engineer-to-Order' is, kun je met dit report de logistieke keten volgen voor ieder schip apart: hoe de materialen gepland zijn, hoe is ingekocht, de voorraad, en vervolgens het uitleveren naar bouw of transport. De manier waarop dat proces tijdens de implementatie is ingericht, is anders dan de oplossing met Baan die twintig jaar in gebruik was - en waar medewerkers aan gewend waren. Als consultants zagen we de kracht van het rapport maar de key users ervoeren dit anders. We hebben extra aandacht gegeven bij de invoering om het nieuwe proces en rapport te gaan gebruiken. Gelukkig zijn we nu op een punt aangekomen dat deze nieuwe manier echt helpt en meer inzicht geeft in planning en voortgang.”
Resultaat
Wat heeft de eerste mijlpaal in de implementatie opgeleverd? “Van de key users bij inkoop, waar ik mee te maken heb, hoor ik vooral positieve verhalen,” antwoordt Jasper Buis. Hij is als SAP Consultant vanuit TCS bij de implementatie betrokken. “Materiaalplanning gebeurde in de oude oplossing nog heel erg handmatig. Er was geen integrale oplossing: er gebeurde nog heel veel in losse Excels en mails. En dat ging best vaak mis. Inkoop ziet er zeker de voordelen van in, nu dat allemaal integraler is opgelost. Ook de user interface van SAP vinden ze een flinke stap voorwaarts. De Approval Flow in SAP ging vroeger bijvoorbeeld volledig op papier. Dat zijn, kortom, redelijk standaard zaken die voor inkoop echter veel voordelen met zich meebrengen. De gebruikers ervaren dat ook zo.” Onno: “Met de keuze voor SAP krijg je standaard processen die onderling sterk samenhangen. We hebben gekozen om voor een klein magazijn toch de EWM-module in te zetten, met RF-scanning. Die SAP-module kan heel complex worden, maar het is gelukt om de inrichting echt minimaal te houden. De magazijnmedewerkers kunnen nu goed uit de voeten met deze oplossing. Bedrijfsafdelingen moeten nu leren op een andere manier samen te werken, vooral de processen over verschillende afdelingen heen. Zodra de key users de nieuwe manier van werken doorhebben en aan hun collega’s hebben doorgegeven, geeft dat een versnelling. Het is nodig dat ze al die details zelf live ervaren.”
Leerpunten
Wat waren de belangrijkste leerpunten tijdens de eerste implementatie met SAP S/4HANA? “Achteraf beschouwd, hadden we beter eerder met change management kunnen starten. Dan hadden we de key users en users sneller en beter mee kunnen nemen. Ook hadden we de key users beter kunnen informeren over wat er op hun bordje zou komen. Andere leerpunten waren volgens mij dat we soms net iets strakker op de procedures hadden moeten zitten. Kortom, de planning en de deliverables nauwgezetter in de gaten houden,” evalueert Han. “De informele aanpak, zonder implementatiepartij maar met enkele consultants, had zowel voordelen als nadelen.” Jasper beaamt dit: “Het voordeel was dat alles erg pragmatisch verliep, maar er was ook behoefte aan iets meer detailplanning. Zeker de business had hier behoefte aan. Zij wisten niet altijd precies wat ze konden verwachten qua input en deliverables.”
Datamigratie
Ook de datamigratie had eerder op gang moeten komen, voegt Onno toe: “Dan hebben we het over alle materialen en orders die ingeladen moeten worden in het nieuwe systeem. Het is niet goed genoeg gelukt om al in de eerste testfases te werken met gemigreerde data. Het heeft ons veel moeite gekost om zaken te corrigeren, tot zelfs kort voor go live en ook nog weken erna. Dat gaan we bij de volgende roll out naar voren trekken. Minstens een derde van het project bestaat immers uit datamigratie. De volgende divisie is Damen Naval. We zullen ervoor zorgen dat zij, en alle andere divisies, volop profiteren van de opgedane inzichten.”