Door Alexander Noels, Nexperia
Software as a Service (SaaS) maakt ons leven een stuk makkelijker. Het werkt out of the box. Geen lastige implementaties meer. Nooit meer eindeloos bouwen. Systemen die altijd up-to-date zijn. Maar is het allemaal wel zo simpel? Ik denk van wel. Als je mijn drie tips volgt en vooral je gezond verstand gebruikt.
Ik ben al een tijdje werkzaam in de SAP wereld. De voorbije jaren werkte ik in verschillende rollen bij verschillende bedrijven. Ik werkte voor Philips Semiconductors, voor NXP en tegenwoordig voor halfgeleiderfabrikant Nexperia. De afgelopen jaren was ik steeds nauw betrokken bij de implementatie van uiteenlopende systemen, ook van SAP. Aanvankelijk ging het vooral om on-premise of gehoste systemen die je zelf grotendeels op maat in kon richten. Dat is nu anders. Als nieuwe, gewenste functionaliteit geen directe bijdrage levert aan het primaire proces, kiezen we voor een SaaS-oplossing. Recent was ik bijvoorbeeld betrokken bij de uitrol van SAP Concur bij Nexperia.
De belofte van SaaS
Iedereen doet je geloven dat SaaS fantastisch is. Software as a Service werkt out of the box. Je hoeft de knop alleen maar om te zetten en het draait. En omdat je met standaardsoftware en best practices werkt, kun je hartstikke snel aan de slag met software van wereldklasse.
Tot op zekere hoogte ga ik mee in die gedachte. Concur is software van SAP voor het declareren van reiskosten. Als gebruiker hoef je bijvoorbeeld alleen maar de bon van een hotel te fotograferen en te uploaden naar het systeem, om een volledig kloppende reisdeclaratie in te dienen. Een declaratie die achter de schermen ook nog keurig in de juiste systemen belandt, waar nodig uitgesplitst naar verschillende soorten onkosten, inclusief de bijbehorende btw-percentages. Dat soort intelligentie kan Concur inbouwen door te leren van de input die vele duizenden reizigers wereldwijd in de systemen stoppen.
Tip 1 - Verdiep jezelf in de oplossing
Ja, een SaaS-oplossing als SAP Concur zit boordevol krachtige mogelijkheden en slimme standaardprocessen. Toch moet je, voor je aan de slag gaat met het inrichten van Concur, eerst een aantal zaken heel goed begrijpen. Wat is bijvoorbeeld een policy? Wat is een expense type? En wat zijn de verschillen per land tussen de diverse expense types? Wat kan Concur allemaal wél en wat kan de software allemaal niet? Mijn tip: verdiep jezelf behoorlijk in je SaaS-product. Zorg dat je kennis up-to-date is. Draait de software? Volg dan de juiste trainingen en train je mensen in het gebruik van de oplossing. Alleen dán kun je alles uit je investering halen.