<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1648852&amp;fmt=gif"> Skip to main content
S/4HANA

Focusgroep Retail belicht S/4HANA: alles begint met een readyness check

Voor elke organisatie die SAP gebruikt, gaat vroeg of laat de vraag spelen: hoe switchen we naar S/4HANA? SAP biedt twee opties: migreren of (her)implementeren. Maxeda DIY koos voor een migratie van SAP ECC naar S/4HANA, Jumbo koos voor een implementatie. Tijdens een bijeenkomst van de VNSG Focusgroep Retail bij SAP Nederland vertellen Nantko Vos (Maxeda DIY) en Herman Logtenberg (Jumbo) over hun ervaringen. “We hebben de basis gelegd om een echte omnichannel-organisatie te worden.”

De aftrap is voor retailconsultant Eric de Veer van SAP. Hij spreekt een zaaltje toe met zo’n vijftien bezoekers: IT-managers van grote en kleinere bedrijven. Allemaal zijn ze gebrand op meer informatie over S/4HANA. Want ja, waar begin je aan? De Veer haalt in zijn presentatie flink wat kou uit de lucht maar is ook realistisch: “Overstappen kan in bepaalde gevallen al in drie maanden, dat hangt af van allerlei facetten. Hoe schoon is je data? Hoe groot is je database? In de praktijk blijkt dat er gemiddeld een jaar voor moet worden uitgetrokken.”

Over het beginpunt kan geen misverstand bestaan volgens De Veer: “Het begint allemaal met de readyness check op onze portal. Daarmee krijg je inzicht in de implicaties van een overstap. Aan de check is ook een advies gekoppeld over het te kiezen scenario. De check kun je vandaag nog installeren.”

De grote switch
Maxeda DIY is die eerste stap al lang voorbij. De marktleider in dhz-winkels (en moederbedrijf van Praxis, Brico en BricoPlanit) heeft 376 winkels en bijna 7.000 medewerkers in de Benelux en maakte onlangs de overstap van SAP ECC naar S/4HANA. Nantko Vos vertelt daarover: “We zijn op tijd in mei 2016 met voorbereiden begonnen. We wisten dat we iets met onze processen moesten, hebben uitgebreide sessies gehad, blueprints uitgewerkt en eind 2017 een besluit genomen. Ter voorbereiding is al in 2017 SAP CAR geïmplementeerd. Vervolgens is SAP ECC in twee stappen gemigreerd, eerst in 2018 naar Suite on HANA en vervolgens in april dit jaar naar S/4HANA versie 1709.”

Uit het verhaal van Vos blijkt dat de overstap nogal gecompliceerd was. Er moest immers pionierswerk worden verricht. Vos: “Uit de tests bleek dat Maxeda DIY het eerste retailbedrijf ter wereld is dat naar S/4HANA migreert. Alle grotere issues waren retailspecifiek. Naast SAP ECC moesten ook zes van de twaalf SAP-satellietsystemen (bijvoorbeeld SAP CAR) op 2 april bijgewerkt worden. Daardoor was dit een uiterst complexe go-live. Wat ons bij de migratie heel erg heeft geholpen is dat we zoveel mogelijk data hebben opgeschoond en gearchiveerd en daardoor de database tot 2TB hebben kunnen verkleinen. Ook de beslissing om versie 1709 in plaats van versie 1610 te gebruiken heeft ons veel opgeleverd.”

Deep dive workshop
S/4HANA Workshop: Business Case Building
Met hulp van SAP-experts!
Aanmelden workshop

Lessons learned
Uiteindelijk, na een gedegen voorbereiding, staat go-live voor de deur. De downtime bij Maxeda DIY begint op zaterdag 30 maart om 20:15 en 55 uur later, op 2 april om 03:00, is de klus geklaard. Vos: “Zelfs iets eerder dan gepland. Vijf uur voordat de winkels open gingen. Het resultaat is een upgrade naar S/4HANA en zes bijgewerkte satellietsystemen. Zo hebben we een basis gelegd om een echte omnichannel-organisatie te worden. We zijn trots dat we het gered hebben. Vanaf nu zijn we met agile en scrum bezig om alle nieuwe functionaliteiten te implementeren.”

Lessons learned zijn er bij Maxeda DIY geweest op het vlak van performance en gebruikerservaring. De migratieperformance ging soms zelfs naar beneden in plaats van omhoog. Ook zijn enkele transacties complexer geworden, maar gelukkig, naast hobbels en tegenvallers viel er ook behoorlijk wat positiefs te noteren. Vos is tevreden: “Uiteindelijk schrijven we het succes toe aan de goede communicatie, het teamwork en de absolute toewijding van iedereen. Echt geweldig! Capgemini, dat ons door en door kent en veel kennis en ervaring inbracht, werkte waar nodig het klokje rond. Ook de customer care van SAP was onmisbaar voor het succes. Heel indrukwekkend, die enorme kennis en kunde.”

Jumbo in België
De benadering bij Jumbo is compleet anders. De supermarktketen gaat eind dit jaar starten in België. In Brasschaat is al een kantoor geopend. De eerste winkels komen in Pelt, Lanaken en Rijkevorsel. Voor 2020 staan twaalf tot vijftien nieuw te openen winkels in Vlaanderen op het programma. Met deze stap over de grens rees intern de vraag of het huidige IT-systeem daarop berekend is. SAP- consultant Herman Logtenberg vertelt: “De IT-systemen zijn ontstaan bij onze rechtsvoorgangers als Super de Boer en C1000. Daarna zijn ze verder ontwikkeld. Er is een scala aan maatwerk bijgebouwd. We merken bij onze SAP-systemen dat het in gebruik nemen van nieuwe standaardfunctionaliteit bemoeilijkt wordt. We willen dan ook graag terug naar standaard SAP. De start in België lijkt het juiste moment voor de overstap naar S/4HANA. Daarmee ondersteunen we onze toekomstige groei. Doelstelling is om uiteindelijk alle Nederlandse winkels naar S/4HANA te migreren. Dit noemen we de SAP Roadmap.”

Het implementatieproject zit in de beginfase. De go-live voor de eerste winkels zal nog dit jaar plaatsvinden. Een fit/gap-analyse is inmiddels uitgevoerd en momenteel ontwerpen, bouwen en testen kleine multidisciplinaire scrumteams op basis van zes sprints van ongeveer drie weken het nieuwe S/4HANA-systeem. Logtenberg: “We zien dit project als een rally. De consultants van SAP AG zijn specialist en ondersteunen onze teams met de nieuwste kennis van S/4HANA, zodat Jumbo de juiste keuzes kan maken in technisch en functioneel opzicht.”

Maatwerk (niet) nodig
Logtenberg ziet voordelen voor alle afdelingen. Met name voor de afdeling Finance, die vanuit een eigen SAP FICO-systeem nu standaard geïntegreerd is met Logistics en gebruik kan maken van alle voordelen van S/4 Finance. Voor aanbiedingen, het assortiment, forecasting en de winkeloperatie, waarvoor in SAP Retail uitgebreid maatwerk is geïmplementeerd, kunnen nu nieuwe keuzes gemaakt worden.

De Fiori-apps worden door gebruikers positief ontvangen, al werken deze volgens Logtenberg niet altijd uniform: “Vooral in de winkeloperatie is dat lastig voor onze medewerkers. We zijn hierover in gesprek met SAP. De vraag is verder in hoeverre de standaard voldoende is en of er uiteindelijk toch weer maatwerk noodzakelijk blijkt. Onze ervaring is dat qua functionaliteit S/4HANA dicht bij SAP Retail ligt. Maar goed, al met al ziet het er mooi uit. En het werkt. Het systeem moet zich nu verder gaan ontwikkelen. We kijken alvast vooruit naar het SAP Roadmap-project. We moeten alternatieven vinden voor het huidige maatwerk, en scenario’s om SAP Retail en SAP FICO uit te faseren waarna we onze huidige processen overbrengen van het oude naar het nieuwe landschap. Ondertussen moeten de dagelijkse processen soepel ondersteund worden. Uitdagingen genoeg dus. En daar zal S/4HANA op berekend moeten zijn.”


Zelf aan de slag gaan? Neem dan deel aan de workshops van de VNSG in samenwerking met SAP op 12 en 13 november.

Tijdens de workshop op 12 november worden deelnemers op weg geholpen door SAP-experts bij het ontwikkelen van hun Business Case.   De workshop op 13 november gaat over de Transformatie naar S/4HANA. Je doorloopt hierbij letterlijk het transformatieproces onder begeleiding van SAP-experts.
12-09 Business Deepdive vierkant   13-09 Transformatie Deepdive vierkant

 

Topic