Veel SAP-gebruikers komen tijdens SAP-licentie audits voor verrassingen te staan. De oorzaak: er is geen volledig of accuraat beeld bij het indirect gebruik van SAP. Ook bij het aankopen van nieuwe licenties is het vaak onduidelijk waar rekening mee gehouden moet worden. In dit blog noemen we de belangrijkste punten waar je rekening mee moet houden bij het aanschaffen van nieuwe licenties en het indirect gebruik van SAP.
Afgesloten contracten worden door SAP aangeleverd als PDF-documentatie. Deze contracten bevatten hyperlinks die verwijzen naar de online documenten van SAP. Op het moment dat de inhoud van een document wijzigt, dan verandert automatisch de hyperlink op de website van SAP én die in het contract. Dit betekent dat bepaalde voorwaarden waarvoor getekend is, niet meer in het contract staan.
Houd er rekening mee dat online verwijzingen tussentijds veranderen. Print alle online documenten waarnaar de contracten verwijzen, of sla ze digitaal op in een archief als ‘niet-modificeerbaar’ document.
Alle correspondentie die is uitgewisseld over licentie- en auditzaken, is vastgelegd
Archiveer alle correspondentie die is uitgewisseld met SAP over licentie- en auditzaken. Bewaar niet alleen correspondentie via e-mail, maar leg ook de telefonische en persoonlijke gesprekken met SAP vast in een verslag. Deze verslagen dienen als bewijs wanneer afspraken niet worden nageleefd.
Het is bekend welke data wel en niet gedeeld mogen worden met SAP volgens het bedrijfsbeleid van de organisatie
Ga er vanuit dat SAP tijdens contractonderhandelingen of licentie-audits zo veel mogelijk informatie wil vergaren. Wees ervan bewust dat niet alle kaarten op tafel gelegd hoeven te worden. Wij adviseren om alleen informatie te delen die van belang is voor het overeengekomen contract met SAP.