In de database van AkzoNobel staan 100 miljoen activiteiten. Met de software van Celonis kan de multinational voortaan grafische procesmodellen genereren. Tijdens een analyse van 3 miljoen inkooporders bleken er 162.000 varianten van het proces te zijn. Lees hier hoe de implementatie van Celonis verliep, hoe de multinational processen analyseert en hoe het nieuwe procesmodel eruitziet.
AkzoNobel had te weinig inzicht in wat er gebeurde in zijn end-to-end processen zoals Purchase-to-Pay. De multinational beschikte weliswaar over geavanceerde Business Intelligence (BI)-rapportages maar had geen visualisatie van de proces-flow, en kon niet achterhalen wat de oorzaken van afwijkingen waren. “Het bij elkaar brengen van al die stukjes informatie vanuit een Business Warehouse om een compleet overzicht samen te stellen, betekent weken of zelfs maanden werk,” licht Nina van Krimpen toe. Zij is Performance Optimization Manager bij AkzoNobel.
Implementatie Celonis
In 2016 begon AkzoNobel met het uitrollen van Celonis. Deze software voor Process Mining maakt gebruik van de grote hoeveelheden data in IT-systemen om zakelijke processen op te sporen en te visualiseren. Hij kan worden gebruikt met gegevens van alle bronsystemen. Als eerste werd Celonis geïmplementeerd bij de divisie Nouryon, het vroegere Specialty Chemicals. Nadat deze divisie hier achttien maanden lang ervaring met Celonis had opgedaan, kwamen eind 2017 Decorative Paints en Performance Coatings aan de beurt. Vervolgens rolde de onderneming Celonis bedrijfsbreed, wereldwijd uit. AkzoNobel heeft dat on-premise gedaan, maar onderzoekt momenteel cloud- en hybride-opties.
Welke processen cruciaal?
“Voordat we met implementeren konden beginnen, moesten we ons eerst afvragen welke processen cruciaal zijn voor het succes van ons bedrijf,” licht Nina toe. “Waar zitten de problemen? Vervolgens start je een project en ga je alles compliant maken en processen automatiseren. We hebben besloten om te starten met Purchase-to-Pay en Accounts Payable en ruim een half jaar later met Order-to-Cash. Vervolgens kwamen Production Planning, Warehouse Management en Succes Factors (HR) aan bod. We hebben business cases gemaakt en workshops georganiseerd om prioriteit te geven aan de meest relevante tekortkomingen met een focus op laag hangend fruit, zodat we meteen besparingen konden realiseren. Gezien de grote hoeveelheden informatie die Celonis kan verwerken, is SAP HANA uitermate geschikt als achterliggend databasebeheersysteem.”
Mutaties doorvoeren
“Eén van de aandachtsgebieden was het doorvoeren van mutaties, vooral in Purchase Orders en in het Purchase-to-Pay proces,” vervolgt Nina. “Door de inzichten die we met Celonis verkregen, ontdekten we dat er in 18 procent van de transacties handmatige wijzigingen werden doorgevoerd. De oorzaken hiervoor waren verschillend: bijvoorbeeld verouderde stamgegevens, niet in rekening gebrachte vrachtkosten, et cetera. We weten nu of de oorzaak ervan bij de leverancier ligt of bij ons.”
Shock
Een andere ontdekking was de grote hoeveelheid bestellingen onder de 100 euro. “We wisten dat er daar heel veel van waren,” licht Nina toe, “maar dat het om een derde van alle bestellingen ging, was een shock.” Dit inzicht stelt AkzoNobel nu echter in staat om er iets aan te doen. De multinational is bezig om deze kleine Purchase Orders te bundelen: “Als 80 procent van je facturen betrekking hebben op slechts 20 procent van alle bestedingen, dan is dat een last: niet alleen voor Purchase-to-Pay maar ook voor Accounts Payable“.
Procesconformiteit
Binnen Accounts Payable heeft de onderneming SAP ECC-standaard gecombineerd met de SAP Vendor Invoice Management (VIM)-module. Hiermee is het niet alleen mogelijk om te zien of facturen zijn ‘blocked’, ‘posted’ en ‘cleared’. Ook actuele issues bij het indexeren en bij de verschillende fases van accordering zijn nu zichtbaar. Nina: “We zagen dat de procesconformiteit van Supplier Relationship Management (SRM)-stromen bij Specialty Chemicals in een jaar tijd verbeterde van 40 tot 70 procent. We hebben ook gekeken naar het Accounts Payable proces, bijvoorbeeld in combinatie met betaling in blokken. Elke handmatige interventie verlengt de doorlooptijd, waardoor AkzoNobel het risico loopt dat facturen van leveranciers te laat worden betaald en de relatie onder druk kan komen te staan.”
Resultaten
Na enkele jaren ervaring te hebben met het gebruik van Celonis is AkzoNobel tevreden over de resultaten. De tijdige betaling is verbeterd met 20 procent. Hetzelfde geldt voor de afhandeling van facturen. Het aantal facturen waar vroeger handmatige mutaties voor nodig was, is gedaald met 20 procent. Deze facturen worden voortaan zonder ongewenste stappen in het proces verwerkt. AkzoNobel heeft berekend dat de vijf meest cruciale activiteiten waarvoor handmatig mutaties worden doorgevoerd, gelijkstaat aan 38 fulltime medewerkers die werken aan het corrigeren van Purchase Orders.
Gebruikers
“Celonis is gemakkelijk in het gebruik, maar dat kan ook een nadeel zijn,” stelt Nina. “We hebben ongeveer 50 medewerkers getraind om ermee te werken. Die training is echt noodzakelijk om met de data te werken. Mensen krijgen sowieso alleen toegang tot Celonis met instructies, en we monitoren hen. In de main cockpit mag niets veranderd worden. Daarom hebben we ook temporary cockpits met verschillende autorisaties voor eindgebruikers. Het is mijn taak om in de dashboards (cockpit) te kijken die ik samen met de procesdeskundigen heb gebouwd. Het is cruciaal dat je je als Celonis-gebruiker bewust bent van het onderscheid tussen Process Mining en Data Mining. Het zijn gescheiden vakgebieden die nu weer dichter bij elkaar komen. Data Mining zonder proces kan misleidend zijn en Process Mining heeft ondersteuning van data nodig: daarom is het goed die twee te combineren,” stelt Nina.
Buy-in bedrijven cruciaal
“De Celonis-gebruikers hebben het gemeenschappelijke doel om kernprocessen te stroomlijnen. Tegelijkertijd helpt een team van zes analisten in India bij het opzetten van op maat gemaakte inhoud en zoekt het naar inefficiënties in de vier gekoppelde SAP-systemen. De buy-in van bedrijven is cruciaal. Een toegewijde Change Manager overtuigt de eindgebruikers van de waarde van de software om dit te voorkomen. "We werken parallel met de Procurement en AP GPO's, de Business Process Managers, Service Delivery Managers en CI Team Leads, om er maar een paar te noemen," vervolgt Nina.
Nul-meting
“Groot voordeel van Celonis is dat je de voor- en na situatie in kaart kunt brengen, omdat je start met een nul-meeting. Hierdoor kun je niet alleen aantonen dat je een probleem hebt, maar ook of je het naderhand verbeterd hebt, en hoeveel. Als we eenmaal al onze processen met Celonis hebben gestabiliseerd, kunnen we zien waar er mogelijkheden liggen voor automatiseren om de effectiviteit en efficiency verder te verbeteren of waar we op kosten kunnen besparen,” aldus Nina.
|
Process Mining
Process Mining is een relatief nieuwe discipline. Het brengt digitale processen binnen een organisatie in kaart en analyseert deze op verborgen kosten, inefficiënties en knelpunten in het proces. Met software wordt data uit de log-boeken van een specifiek proces geanalyseerd. Bijna alle interne handelingen worden opgeslagen in zo'n logboek. Met Process Mining zijn organisaties in staat om hun businessprocessen aantoonbaar verbeteren. Het is toepasbaar op verschillende gebieden zoals Procurement, Accounts Payable, Sales en Manufacturing.
Over Celonis
Celonis is een Duits bedrijf met hoofdkantoor in München. Het bedrijf ontwikkelt software voor Process mining. De drie medestudenten Bastian Nominacher, Martin Klenk en Alexander Rinke in Forstern richtten het bedrijf op in 2011. Anno nu werken er ruim 750 mensen die tezamen ruim 20 miljoen euro omzetten. Klik hier voor meer informatie over Celonis.
Over AkzoNobel
AkzoNobel is een Nederlandse multinational met activiteiten op het gebied van verven en lakken. Tot het portfolio behoren merken als Dulux, International, Sikkens en Interpon. Het hoofdkantoor is gevestigd in Amsterdam. Het bedrijf is actief in meer dan 150 landen en heeft ongeveer 35.700 mensen in dienst. Over 2018 bedroeg de geconsolideerde omzet 10 miljard euro en de onderneming is actief in meer dan 80 landen. Klik hier voor meer informatie over AkzoNobel.
|
Onafhankelijk advies
VNSG is een Nederlandse SAP user community voor en door SAP-gebruikers. De vereniging ondersteunt gebruikers bij het verhogen van de toegevoegde waarde van de SAP software binnen hun organisatie. De belangrijkste pijlers hierbij zijn kennisdeling, netwerken, belangenbehartiging en beïnvloeding.
Is jouw bedrijf nog geen lid van de VNSG? Start een gratis proeflidmaatschap.
